Software POS para restauração: o que exigir antes de assinar

Em resumo: antes de olhar para ecrãs bonitos, exija três coisas a qualquer software de POS: que emita documento certificado e cumpra as obrigações fiscais sem o obrigar a pensar nisso, que aguente a hora de ponta sem engasgar, e que tenha alguém do outro lado quando parar a meio de um serviço. Tudo o resto são funcionalidades, e quase todas se encontram em quase todos.

O que é obrigatório, e não se negoceia

Em Portugal, o software que emite faturas tem de estar certificado pela Autoridade Tributária. É a base. Nada disto se negoceia. A partir daí vêm as obrigações que mudam quase todos os anos, do código único de documento à comunicação das séries e ao ficheiro SAF-T.

Na compra, as siglas interessam pouco. A pergunta certa é outra: quando a lei mudar outra vez, quem trata disso? Se a resposta for «faz-se uma atualização», falta saber quem a instala, quando, e se está incluída. Escrevemos com detalhe sobre estas obrigações no artigo sobre faturação eletrónica, SAF-T e ATCUD.

O teste que nenhuma demonstração faz

Todas as demonstrações correm bem. São feitas numa sala calma, com um empregado, três artigos e ninguém à espera.

O teste a sério é a sexta-feira à noite com a casa cheia: quatro pessoas a lançar pedidos ao mesmo tempo, mesas a juntar-se e a separar-se, uma conta a dividir por seis, e alguém a perguntar se dá para pagar metade em multibanco. Se o sistema hesita três segundos em cada toque, isso multiplica-se por trezentos numa noite e sente-se na sala.

Pergunte a quem lho vende quantos postos aguenta em simultâneo e o que acontece quando a internet cai. Um POS que precisa de ligação permanente para lançar um pedido é um POS que um dia vai parar o serviço.

Mesas, balcão e entregas são três negócios diferentes

Um restaurante de mesas precisa de gerir salas, transferir contas e dividir pagamentos. Um balcão de take-away precisa de velocidade. Só isso. E de uma fila que ande. Quem entrega ao domicílio precisa de moradas, estados de encomenda e, muitas vezes, de receber pedidos de plataformas externas sem os copiar à mão.

Há casas que fazem as três coisas. Aí complica-se. Um sistema desenhado para mesas costuma ser lento ao balcão; um sistema de balcão costuma ser pobre na gestão de sala. Vale a pena decidir qual é o negócio principal antes de decidir o software.

A pergunta que ninguém faz na compra

Quem atende quando parar?

É a pergunta mais importante. E quase sempre a última. Um POS parado num restaurante é a casa a não faturar com clientes sentados. E costuma acontecer ao sábado à noite, que é precisamente quando o suporte de muita gente já fechou.

Antes de assinar, peça por escrito o horário do suporte e o tempo de resposta comprometido. Sem papel, não há compromisso. Publicámos os nossos tempos de resposta e preços exatamente por isso.

Integrações que poupam trabalho a sério

Três valem quase sempre o investimento.

A primeira é a ligação à contabilidade ou ao software de gestão, para o fecho do dia não implicar ninguém a copiar valores. A segunda é a ligação à máquina de troco, se tiver uma, porque é o que faz as contas de caixa baterem certo sem contagens manuais. A terceira parece um detalhe. É a impressão na cozinha bem configurada, com o pedido a sair onde tem de sair, até ao dia em que a impressora da grelha deixa de imprimir e ninguém percebe porquê.

A rede é o alicerce disto tudo. E é onde se poupa mal. Um sistema de sala com tablets em Wi-Fi mal desenhado falha na hora de ponta e a culpa cai sempre no software. Falamos disso na página de redes e Wi-Fi.

O que trabalhamos

Trabalhamos ZoneSoft, XD e Wintouch, e damos assistência técnica a Sage. São sistemas com histórias diferentes. A escolha depende do tipo de casa, do número de postos e do que já lá está instalado. Não temos um para vender a todos: escolhemos o que serve.

Fazemos a instalação, a configuração, a formação da equipa e o acompanhamento depois, incluindo o equipamento e a rede. Damos apoio em assistência técnica a empresas em todo o Norte, incluindo Chaves e o restante distrito de Vila Real.

O que perguntar antes de assinar

Quatro perguntas resolvem a maior parte das surpresas. Custo, lei, suporte, dados. Quanto custa por ano, tudo incluído, contando licenças, atualizações e suporte. O que acontece quando a lei mudar. Qual é o horário do suporte e o tempo de resposta, por escrito. E de quem são os dados, e como os leva consigo se um dia mudar de sistema.

Se as respostas vierem vagas às quatro, o preço da proposta é o menor dos problemas.

Perguntas frequentes

O POS tem mesmo de ser certificado pela Autoridade Tributária?

Sim. Em Portugal o software que emite faturas tem de estar certificado, e isso não é uma característica opcional do produto. O que varia entre fornecedores não é a certificação: é quem trata das atualizações quando as regras mudam, com que rapidez, e se isso está incluído no que paga.

E se a internet cair a meio do serviço?

Depende do sistema. É das perguntas mais importantes a fazer antes de comprar. Há sistemas que continuam a lançar pedidos localmente e sincronizam quando a ligação volta, e há outros que simplesmente param. Numa casa cheia, a diferença entre os dois é o serviço da noite.

Vale a pena mudar de POS se o que tenho funciona?

Muitas vezes não. Se o sistema faz o que precisa e o problema é o suporte que desapareceu ou uma configuração mal feita, troca-se o parceiro ou corrige-se a configuração, que fica bastante mais barato. Mudar de POS compensa quando o sistema não faz o que a casa precisa e não há configuração que resolva.

Trabalhamos com as duas marcas mais comuns na região: ZoneSoft e XD Software, com implementação e assistência a partir de Bragança.