Cloud, Servidores e Cópias de Segurança

Há uma pergunta que uma empresa devia fazer sempre que alguém lhe vende cloud, e que quase ninguém responde por escrito: onde é que ficam os meus dados? Verificámos os sites das empresas que vendem isto no Norte e nenhuma diz. Nós dizemos, e é a primeira coisa desta página.

Onde ficam os seus dados

Somos parceiros da Plenit, a plataforma cloud europeia que era conhecida como Jotelulu, e os nossos clientes ficam alojados em datacenters em Espanha e em França. Só esses. Não usamos regiões fora da União Europeia para dados de clientes.

Isto não é um detalhe técnico, é uma questão jurídica e prática. Dados alojados em infraestrutura europeia ficam sob regras europeias, o que simplifica a vida a quem tem de responder pelo RGPD, e evita a conversa desconfortável sobre legislação de países terceiros poder alcançar informação de clientes portugueses. Para quem trata de saúde, de contabilidade de terceiros ou de dados de menores, isto deixa de ser preferência e passa a ser requisito.

Há ainda uma vantagem que se sente todos os dias: a distância. A partir de Trás-os-Montes, uma máquina alojada na Península ou em França responde melhor do que um datacenter do outro lado do Atlântico, e isso nota-se em cada gesto de quem trabalha lá dentro.

A plataforma é certificada ISO 27001, está em conformidade com o RGPD e adere ao código de conduta CISPE para fornecedores europeus de infraestrutura, com um compromisso de disponibilidade de 99,99%. Sublinhamos o óbvio, porque nem toda a gente o faz: essas certificações são da plataforma e do datacenter, não são nossas. O nosso trabalho é escolher bem onde pomos o seu negócio, montar aquilo como deve ser e responder quando alguma coisa acontece.

O que corre nesta infraestrutura

Servidores virtuais. Máquinas com o processador, a memória e o disco que o seu caso pede, em disco rápido, e que crescem sem ter de comprar equipamento outra vez. É onde costuma viver o servidor de ficheiros, a base de dados do programa de gestão e as aplicações internas.

Desktop remoto. O posto de trabalho deixa de estar preso ao computador de uma secretária. Trabalha-se do escritório, de casa ou de outra instalação, com o mesmo ambiente e com os dados a ficarem sempre do lado de lá, que é o que interessa quando um portátil se perde ou é roubado.

Armazenamento de ficheiros e de objetos. Para as pastas partilhadas de sempre, e para o que precisa de guardar em volume, como arquivo, imagens ou registos que têm de ficar anos disponíveis mas raramente são abertos.

Recuperação de desastre. Réplica do que é crítico, para que uma avaria grave, um incêndio ou um ataque não signifiquem começar do zero. É a diferença entre parar horas e parar semanas.

Gestão e monitorização do parque. Vemos o estado dos equipamentos, aplicamos atualizações de segurança de forma organizada e detetamos comportamento anormal antes de ele dar em avaria. É o que permite chegar antes do telefonema, em vez de depois.

Um servidor novo de pé em menos de 30 minutos

Quando é preciso um servidor virtual novo, ele fica 100% operacional em menos de 30 minutos. Não é figura de estilo: é o tempo entre a decisão e a máquina pronta a receber trabalho.

Isto muda o que é possível fazer. Uma máquina de testes para experimentar uma atualização antes de a fazer a sério. Capacidade extra só para o mês do fecho de contas, e retirada a seguir. Ou uma máquina de emergência na manhã em que o servidor da empresa morre, sem esperar semanas por uma encomenda de equipamento.

Sejamos claros sobre o que este número quer dizer, para não haver desilusão: o que fica pronto em minutos é a máquina, com sistema instalado e acessível. Migrar dados, instalar o programa de gestão e afinar tudo é outro trabalho e tem outro prazo, que dizemos caso a caso. O que desaparece é a espera pelo equipamento, que era a parte que ninguém conseguia encurtar.

O Microsoft 365 não faz cópia de segurança dos seus dados

Esta é a frase que mais empresas ouvem tarde demais. Aquilo que fica garantido é a disponibilidade do serviço e a integridade da infraestrutura de quem o fornece. O que não fica garantido é devolver o email que um colaborador apagou há quatro meses, nem a pasta do SharePoint que alguém limpou por engano, nem os ficheiros que o ransomware encriptou e sincronizou por cima dos bons.

Chama-se responsabilidade partilhada e está escrito nos termos: o fornecedor responde pela plataforma, o cliente responde pelos dados que lá põe. As lixeiras e as retenções ajudam, mas têm prazos curtos e não substituem uma cópia independente, guardada noutro sítio e com histórico maior.

Por isso, quando montamos Microsoft 365, montamos também a cópia dos dados de correio, ficheiros e equipas. Há empresas na região a vender Microsoft 365 sem nunca terem tido esta conversa com o cliente, e é uma conversa que custa pouco ter e custa muito não ter tido.

Cópias de segurança que aguentam um ataque

Um disco externo ligado ao servidor não é uma cópia de segurança. É o primeiro sítio onde o ransomware vai, porque está montado e acessível como qualquer outra pasta. O mesmo vale para um NAS na rede sem separação nenhuma.

O princípio que seguimos é antigo e continua a ser o que funciona: mais do que uma cópia, em mais do que um suporte, com pelo menos uma fora da empresa e uma que não possa ser alterada nem apagada durante o período definido. É essa última que salva quem é atacado, porque quem entra na rede procura precisamente destruir as cópias antes de encriptar o resto.

Definimos convosco duas coisas que quase ninguém escreve num contrato: quanto trabalho pode perder, ou seja, de quanto em quanto tempo se copia, e quanto tempo pode ficar parado, que é o tempo aceitável até estar tudo de pé outra vez. São perguntas de gestão, não de informática, e as respostas mudam completamente o desenho e o custo.

Já experimentou repor?

A pergunta certa nunca foi se a empresa tem cópias. É se alguém já as repôs. Encontramos com frequência cópias a correr há anos que ninguém testou, e algumas não servem para nada: falta metade da base de dados, o ficheiro está corrompido, ou a chave para o abrir perdeu-se com o técnico que saiu.

Testamos reposições, e o cliente fica a saber uma coisa concreta em vez de uma promessa: quanto tempo demora, na prática, a voltar a trabalhar. Esse número muda a conversa. Uma empresa que sabe que repõe o servidor de faturação em duas horas toma decisões diferentes de uma que nunca fez a pergunta.

Servidor cá dentro, na cloud, ou os dois

Não há resposta única, e desconfie de quem lhe der uma sem ver a casa. O que decide são quatro coisas: a qualidade da ligação à internet no local, o peso do que a empresa corre, quanto tempo pode ficar parada, e o dinheiro que já está enterrado em equipamento comprado há pouco tempo.

Para muitas empresas do interior o resultado certo é misto: correio, documentos partilhados e cópias lá fora, e a base de dados pesada cá dentro enquanto a ligação da zona não for de confiança. Para outras, sobretudo com várias instalações ou com gente na estrada, passar tudo simplifica a vida e sai mais barato do que substituir o servidor.

Fazemos a conta dos dois lados, a três ou cinco anos, com o que costuma ficar de fora das propostas: eletricidade, ar condicionado, substituição de discos, licenças, e as horas de quem trata daquilo. Depois dizemos o que compensa, mesmo quando o que compensa é ficar como está.

O seu servidor Windows Server 2016 tem data marcada

O suporte alargado do Windows Server 2016 termina a 12 de janeiro de 2027. A partir daí não há mais correções de segurança sem pagar um programa de extensão, e um servidor sem correções de segurança é, na prática, uma porta aberta com um cartaz.

Há muita máquina dessas instalada na região, quase sempre a funcionar bem, que é precisamente o que torna a conversa difícil. Mas há mais de um ano de aviso e há duas coisas que se ganham em decidir cedo: escolhe-se em vez de se remendar à pressa, e a migração faz-se numa altura em que a empresa possa parar, em vez de ser em janeiro com a contabilidade a fechar o ano.

Fazemos o levantamento do que está a correr nessas máquinas e um plano com datas. Às vezes a resposta é atualizar o sistema, outras vezes é aproveitar a obrigação para passar aquilo para infraestrutura alojada e deixar de ter servidor na empresa.

O que fica escrito antes de começar

Onde ficam os dados e em que país. De quanto em quanto tempo se copia e durante quanto tempo se guarda. Quanto tempo demora a repor. Quem tem acesso a quê. E o que acontece se um dia decidir sair, que é a pergunta que ninguém gosta de ouvir e que nós respondemos primeiro: os dados são seus, saem consigo, e não desenhamos contratos para tornar a saída difícil.

Quanto custa

Cópias de segurança desde 9,90 € por mês mais IVA. Servidores virtuais desde 20 € por mês mais IVA. Publicamos estes valores por uma razão simples: fomos ver os sites de quem vende isto no Norte e nenhum publica um único preço, e comparar propostas às escuras não ajuda quem compra.

Daí para cima depende de três coisas: quanto ocupa, com que frequência se copia, e quanto tempo pode ficar parado. Nem as máquinas nem as cópias são pacotes fechados. São construídas à medida do caso, com o processador, a memória, o disco e a retenção que fazem sentido para aquela empresa, e não com o tamanho que dá jeito a quem vende.

Do diagnóstico gratuito sai um orçamento escrito com o valor mensal e com o que está incluído, para poder comparar linha a linha com outras propostas. É um exercício que costuma ser esclarecedor.

Valores a que acresce IVA à taxa legal em vigor. Serviços dirigidos a empresas e profissionais.

Como começa

Com um diagnóstico gratuito, no local. Vemos o que está montado, o estado dos servidores, se as cópias existem e se alguma vez foram repostas. Sai daí um levantamento escrito, com o que é urgente e o que pode esperar, e a decisão fica do seu lado com a informação toda à frente.