Empresas AI First: primeiro o processo, depois a IA

Em resumo: o que a RTC cria são processos. Antes de qualquer automação de processos com IA, seja um agente ligado ao PHC ou a outro software de gestão, mapeamos consigo como o trabalho deve correr: quem decide, com que dados, segundo que regras e com que número se prova que resultou. Só depois se desenvolve. Chamamos a isto ser AI First: perante cada tarefa que se repete, a primeira pergunta passa a ser se uma máquina a pode fazer, com uma pessoa a aprovar, a partir dos dados que a empresa já tem.

Nenhum agente se desenvolve sem a ficha do processo aprovada por escrito. O diagnóstico é gratuito. Chega até uma semana depois da reunião, já com a primeira versão dessa ficha. Se o piloto não atingir a métrica escrita nela, a subscrição não arranca e paga apenas a implementação.

Para começar: peça o diagnóstico ou fale por WhatsApp.

Primeiro o processo, depois a IA

Um agente de IA repete, muitas vezes por dia, aquilo que lhe ensinam. Com regras claras, poupa trabalho. Com regras por escrever, repete a confusão mais depressa, e com a mesma confiança com que repetiria uma resposta certa. Por isso a parte mais valiosa deste trabalho acontece antes do código.

Definir um processo é pôr numa página o que hoje está espalhado por várias cabeças. Quem faz. Com que informação, e onde ela está. O que se decide em cada passo e com que critério. Que casos fogem à regra e quem os resolve. O resultado é um mapa do processo que a equipa reconhece como seu, e que serve à empresa mesmo que a IA nunca chegue a entrar.

Em muitas PME, este desenho nunca foi feito. O trabalho corre porque as pessoas se conhecem e sabem os atalhos. Quando alguém sai de férias, nota-se.

Mapeamento de processos: o que é a ficha do processo?

A ficha do processo é o resultado do mapeamento de processos que fazemos consigo antes de desenvolver, escrito em linguagem de quem gere a empresa. Descreve o processo como corre hoje e como vai correr com o agente. Tem doze campos:

1. Nome e resultado. O que o processo entrega, numa frase, como um orçamento pronto a enviar.
2. Dono do processo. Uma pessoa com nome, que aprova a ficha e responde pelo resultado.
3. Gatilho e volume. O que faz o processo arrancar (um email, um documento no software de gestão, uma hora do dia) e quantas vezes acontece por semana.
4. Entradas. Que informação é precisa e onde mora: caixa de email, pasta partilhada, tabela do PHC.
5. Passos de hoje. A sequência real, contada por quem a faz, com os atalhos que não estão em manual nenhum.
6. Regras de decisão. Que preço se aplica, quando se aceita, quando se recusa (o agente propõe, uma pessoa decide).
7. Exceções. Os casos que fogem à regra e o nome de quem decide cada um.
8. Saídas. O que o processo produz e para onde vai.
9. Sistemas e acessos. Que programas entram, que tabelas o agente lê e onde pode gravar (gravar exige autorização escrita).
10. Dados pessoais. Que dados de pessoas passam pelo processo e para que servem.
11. Métrica de partida e métrica alvo. O número medido na semana antes de mexer em nada e o número que o piloto tem de atingir.
12. Aprovação humana e limites. Em que ponto uma pessoa confirma, o que o agente faz sozinho e a lista do que nunca faz.

A métrica alvo do campo 11 é a mesma que decide se a subscrição arranca. Fica escrita uma vez. A ficha é da empresa, tal como as instruções e o código que vierem depois.

Quer ver a ficha do seu processo? Peça o diagnóstico gratuito: recebe a primeira versão por escrito numa semana, e fica com ela mesmo que não avance.

Nem todos os processos precisam de IA

Às vezes, a ficha mostra que o problema se resolve com uma regra no software de gestão (um campo obrigatório, um alerta, um relatório) ou com uma mudança de procedimento dentro da equipa. Aí, dizemo-lo e não vendemos IA.

Há também processos que ainda não estão prontos para uma máquina. Os sinais aparecem cedo:

• Ninguém aceita ser o dono. Se hoje ninguém responde pelo resultado, também ninguém vai responder pelo agente.
• Cada pessoa faz à sua maneira, e o mesmo pedido dá resultados diferentes.
• As regras vivem na cabeça de alguém. A resposta a quase tudo é «depende», sem se saber de quê.
• As exceções são a maioria. Quando mais de metade dos casos foge à regra, o que falta é a regra.
• Os dados de base estão desarrumados: artigos duplicados, clientes sem email, preços que só existem numa folha de Excel.
• Não há forma de medir hoje. Sem esse número, é impossível provar que o piloto correu bem.

Nesses casos, arruma-se primeiro. Escreve-se o procedimento com a equipa, limpam-se as tabelas, cria-se a regra que falta. O diagnóstico diz o que é preciso e quem o pode fazer. Quando o problema de fundo é trabalho preso em folhas de cálculo, começamos por tirar o processo do Excel.

Como decorre, do diagnóstico à subscrição

1. Diagnóstico gratuito. Uma reunião, quase sempre online. Até uma semana depois, recebe por escrito a lista curta de processos candidatos e a primeira versão da ficha do processo que recomendamos, com os campos que faltam assinalados.
2. Proposta. A ficha completa vai anexa e o dono do processo aprova-a com a proposta. Preço fechado e prazo ficam escritos. Sem ficha, não há proposta.
3. Medição de partida. Na semana antes de ligar o agente, a equipa regista a métrica da ficha numa folha simples, que preparamos nós.
4. Piloto. Pode estar a funcionar 15 dias depois da aprovação da proposta e do acesso aos dados. O agente faz o que a ficha diz, e só isso, enquanto as pessoas confirmam.
5. Decisão. Comparamos o resultado com a métrica alvo. Se a atingir, o processo passa a correr com alguém a vigiar e começa a subscrição. Se não atingir, dizemo-lo sem rodeios e a subscrição não arranca.

Automação clássica, RPA ou agente de IA: qual a diferença?

Uma automação clássica segue sempre o mesmo caminho. Chega um email com fatura, o anexo vai para uma pasta, e acabou. O RPA imita os cliques de uma pessoa num ecrã. Parte-se quando o ecrã muda. Um agente de IA trabalha nos bastidores: lê dados, decide o passo seguinte segundo as regras da ficha e executa, ou deixa a tarefa preparada para alguém aprovar. Um assistente conversa com pessoas. Numa PME usa-se quase sempre uma mistura, e a ficha diz qual serve a cada passo.

Que processos de uma PME costumam ser os primeiros?

Um erro comum é querer pôr IA em tudo ao mesmo tempo. Começamos por um só processo, e escolhemo-lo com quatro testes:

• Repete-se todas as semanas. Uma tarefa que aparece duas vezes por ano não paga o trabalho de a automatizar.
• Os dados já existem em formato digital. Um PDF serve. Um registo no software de gestão serve ainda melhor.
• Dá para medir antes e depois. Por exemplo, minutos por documento. Sem um número de partida, medido na semana antes de mexer em nada, não há forma honesta de dizer se aquilo funcionou.
• Um erro da máquina apanha-se antes de chegar ao cliente. Nos primeiros processos, a IA prepara e uma pessoa confirma.

Os candidatos habituais:

• Compras: a fatura de fornecedor que chega por email é lida e fica com o lançamento preparado no software de gestão; a contabilidade confirma.
• Vendas: o pedido de orçamento por email ou WhatsApp passa a chegar ao comercial com os artigos identificados, os preços e o stock já consultados. Ele revê antes de enviar.
• Atendimento: perguntas repetidas de clientes, como horários, estado de uma encomenda ou condições, têm resposta do assistente, que passa a uma pessoa o que não sabe.
• Gestão: o relatório mensal montado à mão em Excel a partir de vários sítios passa a ser montado pelo agente, e a gerência lê o resultado.

Um exemplo do início ao fim: a fatura de fornecedor

É um dos processos que mais se repetem numa PME. Vamos segui-lo num Cegid PHC, já com a ficha aprovada: o dono é o responsável da contabilidade, a regra diz quando uma diferença de preço bloqueia o lançamento, e a métrica é o tempo por fatura.

1. A fatura chega em PDF à caixa de email que a empresa já usa para isso.
2. O agente lê o documento e procura o fornecedor pelo NIF, na ficha que já existe no software de gestão.
3. Confere as linhas com a encomenda ou com a guia, quando existem, e assinala diferenças de preço ou de quantidade.
4. Prepara o documento de compra com os campos preenchidos e dá-lhe um grau de confiança.
5. Uma pessoa da contabilidade vê a lista do dia, aprova o que está certo e corrige o resto. Só a empresa pode mudar esta regra, na ficha.
6. Cada aprovação fica gravada com a data, o nome de quem aprovou e as correções feitas à proposta do agente. Esse registo, somado à medição feita antes de começar, mostra ao fim de um mês quanto tempo se ganhou.

Se durante o piloto aparecer uma regra nova, muda-se primeiro a ficha. O dono volta a aprová-la. Só depois se mexe no código.

O que construímos

Agentes de IA ligados ao software de gestão

O agente executa o processo com a informação que a empresa já tem no seu sistema: clientes, artigos, stocks, contas correntes, documentos. O programa continua o mesmo e os dados ficam onde sempre estiveram, sem uma segunda cópia para manter em dia. Por omissão, só lê. Para gravar dados, precisa de autorização escrita da empresa.

Assistentes para o site e para o WhatsApp

O assistente deste site foi montado pela RTC. Serve de demonstração. Avisa logo no início que é uma máquina, pede o contacto antes de responder, procura a resposta no conteúdo publicado e indica a página de onde a tirou. O mesmo motor pode atender pelo WhatsApp da empresa.

Documentos e tarefas repetidas

A máquina lê uma fatura, uma encomenda ou uma guia, tira os campos certos e deixa-os prontos a lançar. Se tiver dúvidas, o agente não avança. O documento fica à espera de uma pessoa, com o campo que levantou a dúvida à vista.

Regras de uso e formação da equipa

Começa por uma política interna curta, em português comum: que ferramentas se podem usar, que dados nunca saem da empresa, quem aprova o quê. Cabe numa página. Depois vem uma sessão prática com quem vai trabalhar com os agentes, para saberem onde a máquina acerta e onde se engana. Uma conta de IA mal configurada é mais uma porta aberta, e por isso este trabalho liga-se ao de cibersegurança que já fazemos.

Quer pôr o assistente à prova? Faça-lhe uma pergunta difícil. Antes de responder, o assistente pede um contacto, para que alguém da RTC possa dar seguimento. Se preferir ir direto ao assunto, peça o diagnóstico gratuito.

Com que software de gestão trabalhamos

• Cegid PHC: somos parceiros oficiais e trabalhamos diretamente nas bases de dados, incluindo as que alojamos para clientes. É onde temos mais experiência.
• Primavera e Sage: montamos agentes quando há acesso autorizado à base de dados ou uma API do fabricante. Nos programas Sage, prestamos assistência técnica.
• ZoneSoft, XD e Wintouch: somos parceiros oficiais destas marcas. O XD e o ZoneSoft já os ligámos ao PHC num projeto publicado, e é esse conhecimento que o agente aproveita.
• Outras aplicações: confirmamos no diagnóstico se existe uma forma segura de chegar aos dados.

Somos parceiros oficiais da Cegid PHC, da ZoneSoft, da XD, da Wintouch e da Sysdev (MSS e Syslog Mobile). Com o Primavera, o Sage e os programas de outros fabricantes, trabalhamos por acesso autorizado aos dados e não substituímos o suporte de quem os vende. As marcas pertencem aos respetivos titulares.

E os agentes que o próprio fabricante está a lançar?

Em setembro de 2026, a Cegid anunciou mais de 25 agentes de IA para o seu software, segundo a Supply Chain Magazine. Servem todos os clientes do software. Os que montamos seguem a ficha de um processo que é só seu: as regras da casa, os campos que foram personalizados, a ligação ao WhatsApp ou a outro programa que o fabricante não cobre. Quando o que precisa já vem no software de gestão, dizemo-lo no diagnóstico e começamos por aí, porque costuma ser o caminho mais simples.

Como o agente entra no seu sistema

Um agente com acesso ao software de gestão é, para todos os efeitos, mais um utilizador. Tratamo-lo como tal, com o cuidado que pomos na cibersegurança.

Na prática, o agente recebe uma conta sua na base de dados e só vê as tabelas que a ficha do processo indica. Gravar lá dentro exige autorização escrita. Sempre que a rede o permite, é o servidor do cliente que abre a ligação para fora, e assim não é preciso abrir portas de entrada na firewall para o agente. As palavras-passe do agente guardam-se fora do código e das conversas. Cada consulta do agente e cada documento que ele prepara ficam ligados à pessoa que os validou, e a gerência pode pedir esse histórico durante o prazo de conservação definido no contrato.

Para empresas abrangidas pela NIS2, a lei europeia de cibersegurança, este histórico ajuda a responder ao que a lei pergunta sobre fornecedores e acessos.

Quanto tempo demora?

O diagnóstico chega até uma semana depois da reunião. Para fechar a ficha, precisamos do dono do processo e de quem o faz no dia a dia, que é quem conhece os atalhos. O piloto pode estar a funcionar ao fim de 15 dias, contados da aprovação da proposta e do acesso aos dados. Com dados desarrumados, demora mais. O prazo de cada fase vai por escrito na proposta.

Usamos o mesmo acesso remoto do suporte diário ao software de gestão, e as reuniões podem ser online. Assim, poucas fases pedem visitas. Vamos à empresa quando estar lá resolve mais depressa do que uma chamada. Se houver custo de deslocação, fica indicado na proposta.

Quanto custa?

Escrever a ficha do processo não é uma fase paga à parte: a primeira versão faz parte do diagnóstico gratuito e o fecho faz parte da implementação. O preço tem três partes, todas escritas na proposta.

• Implementação, paga uma vez: desde 150 € + IVA para um assistente no site e no WhatsApp, e desde 499 € + IVA para agentes ligados ao software de gestão. O valor final depende do número de sistemas a ligar e do estado dos dados.
• Subscrição mensal do módulo de IA: desde 20 €/mês + IVA, com o suporte básico ao módulo incluído. Só arranca se o piloto atingir a métrica da ficha e tem um período mínimo de 12 meses, contados a partir do fim do piloto; depois disso, pode cancelar com o aviso prévio indicado no contrato.
• Consumo da IA, medido em tokens (o que o modelo gasta por cada texto que lê e escreve). Paga-se à parte, em packs desde 20 € + IVA. Quem prefere um valor fixo pode ter um contrato de consumo ilimitado, negociado caso a caso, para o âmbito e as condições escritos no contrato. O consumo do piloto vem na proposta.

A ordem é esta. Primeiro paga-se a implementação, que inclui o piloto. A subscrição só começa depois, e só se o piloto atingir a métrica escrita na ficha. Se não a atingir, a subscrição não arranca. A implementação, essa, já foi paga e não é devolvida.

Um exemplo: um agente ligado ao PHC custa, no mínimo, 499 € + IVA de implementação e depois 20 €/mês + IVA de subscrição, mais o consumo, que depende do volume e que o piloto serve também para medir.

Suporte para além do básico pode entrar numa das avenças com preços publicados. São serviços para empresas.

Para marcar o diagnóstico: escreva-nos ou fale por WhatsApp (sem custo de chamada; aplica-se o tarifário de dados do seu operador).

As regras dos dados, que não negociamos

• Onde os dados são tratados fica escrito. Antes de começar, o contrato diz que serviço de IA se usa e onde a informação é processada. Pode ser nos seus servidores ou num serviço externo. Quem decide é a empresa. Num serviço externo, o contrato indica também se há tratamento fora da União Europeia e com que garantias.
• Os seus dados não treinam modelos. Usamos serviços em modalidade empresarial, em que o fornecedor se compromete a não usar os dados do cliente para treino. O fornecedor pode guardar registos por tempo limitado, só para detetar abusos.
• Cada envio tem um responsável. Nenhum documento segue para um cliente, um fornecedor ou a Autoridade Tributária sem uma regra escrita na ficha e uma pessoa responsável.
• O trabalho é seu. A ficha do processo, as instruções e o código ficam com a empresa, tal como no resto do software que desenvolvemos.

O AI Act, em poucas linhas

Desde 2 de agosto de 2026, o Artigo 50.º obriga a que um assistente que fala com pessoas diga que é uma máquina, e os que montamos fazem-no desde o primeiro dia. O Artigo 4.º pede medidas de literacia em IA para quem trabalha com estes sistemas; o pacote de simplificação em vigor desde 27 de julho de 2026 aliviou essa obrigação, mas continua a fazer sentido que quem usa um agente saiba o que ele faz. As regras para os sistemas de alto risco do Anexo III, onde está a triagem de candidatos a emprego, passaram para 2 de dezembro de 2027; as dos sistemas integrados em produtos, para 2 de agosto de 2028. Se a empresa quiser usar IA em algo dessa categoria, dizemo-lo logo no diagnóstico. A RTC faz a parte técnica. Não somos uma sociedade de advogados. Os pormenores estão no artigo sobre o Artigo 50.º para PME.

O que não fazemos

• Não desenvolvemos nenhum agente sem a ficha do processo aprovada por escrito.
• Não prometemos percentagens de poupança antes de medir o processo na sua empresa.
• Não vendemos IA quando uma regra no software de gestão resolve o mesmo problema por menos.
• Não pomos máquinas a tomar decisões sobre pessoas, sejam clientes ou trabalhadores.
• Não prometemos apoios públicos. Quando abrir uma candidatura a apoios que sirva ao seu caso, dizemos-lhe.

Porquê a RTC

O nosso trabalho com IA começa dentro do software de gestão, porque é aí que passamos os dias e é aí que os processos de uma PME deixam rasto. Trabalhamos em Bragança desde 2009. Somos parceiros oficiais Cegid PHC, fazemos desenvolvimento de software e tratamos da segurança dos sistemas onde os agentes vão correr. Depois de o agente entrar em produção, o suporte continua connosco, e pode ficar numa avença com tempo de resposta escrito.

Para uma visão mais ampla do que fazemos com inteligência artificial, incluindo o trabalho com empresas de Bragança e da região, veja a página de inteligência artificial para empresas em Bragança.