Empresas AI First: agentes de IA ligados ao seu software de gestão

Em resumo: uma empresa AI First é uma empresa que, antes de contratar mais uma pessoa ou comprar mais um programa, verifica se esse trabalho pode ser feito por inteligência artificial com os dados que já tem. A RTC põe agentes de IA a trabalhar dentro do software de gestão que a empresa já usa, um processo de cada vez, e mede o resultado antes de passar ao seguinte. Quem os monta conhece esses programas. Dá-lhes suporte todos os dias.

O diagnóstico é gratuito e chega por escrito, com os processos candidatos e o que cada um pode render, até uma semana depois da reunião. O piloto pode estar a funcionar 15 dias depois de aprovada a proposta e de termos acesso aos dados. Se não atingir a métrica que combinamos por escrito, a subscrição não arranca. Paga apenas a implementação. Se atingir, a subscrição tem um período mínimo de 12 meses.

Para começar: peça o diagnóstico ou fale por WhatsApp.

O que é uma empresa AI First?

Ser AI First muda a ordem das perguntas. O objetivo é tirar às pessoas o trabalho que se repete. Pense no dia a dia. Numa empresa normal, quando o trabalho aumenta, a primeira resposta é contratar ou fazer horas extra. Numa empresa AI First, a primeira resposta é ver se aquela tarefa é repetitiva, se os dados já estão no computador e se uma máquina a pode fazer com alguém a verificar.

Usar IA e ser AI First são coisas diferentes. Usar IA é cada pessoa abrir um chatbot gratuito no telemóvel e colar lá, sem ninguém saber, a lista de clientes ou o email de um fornecedor. Isso é um risco. Ser AI First é ter processos desenhados para isso, com dados controlados, regras escritas e alguém responsável pelo resultado.

Portugal ainda está no início. Segundo o INE, em 2025 só 11% das empresas com 10 ou mais pessoas ao serviço usavam inteligência artificial, e nas que têm entre 10 e 49 pessoas o valor descia para 9,4%. Das que não usam, 74,4% apontam a falta de conhecimentos dentro da empresa, a razão mais indicada (INE, Inquérito à Utilização de TIC nas Empresas, 2025). Muitas vezes, o que falta a uma empresa é saber por onde começar e com que processo.

Agente de IA, assistente ou automação: qual a diferença?

Uma automação clássica segue sempre o mesmo caminho. Chega um email com fatura, o anexo vai para uma pasta, e acabou. Um assistente conversa com pessoas. Um agente de IA trabalha nos bastidores: lê dados, decide o passo seguinte segundo regras que lhe damos e executa, ou deixa a tarefa preparada para alguém aprovar. Numa PME usa-se quase sempre uma mistura dos três.

Por onde começar com IA numa PME?

Um erro comum é querer pôr IA em tudo ao mesmo tempo. Começamos por um só processo, e escolhemo-lo com quatro testes:

• Repete-se todas as semanas. Uma tarefa que aparece duas vezes por ano não paga o trabalho de a automatizar.
• Os dados já existem em formato digital. Um PDF serve. Um registo no software de gestão serve ainda melhor. Com papel também dá, embora dê mais trabalho e custe mais.
• Dá para medir antes e depois. Por exemplo, minutos por documento. Sem um número de partida, medido na semana antes de mexer em nada, não há forma honesta de dizer se aquilo funcionou ou não.
• Um erro da máquina apanha-se antes de chegar ao cliente. Nos primeiros processos, a IA prepara e uma pessoa confirma.

Numa PME, os candidatos habituais são estes:

• Fatura de fornecedor que chega por email: a IA lê-a e deixa o lançamento preparado no software de gestão; a contabilidade confirma.
• Pedido de orçamento por email ou WhatsApp: a IA identifica os artigos, consulta preços e stock, e deixa a resposta pronta. O comercial revê antes de enviar.
• Perguntas repetidas de clientes, como horários, estado de uma encomenda ou condições: o assistente responde e passa a uma pessoa o que não sabe.
• Relatório mensal montado à mão em Excel a partir de vários sítios: o agente junta os dados e a gerência lê o resultado.

Um exemplo do início ao fim: a fatura de fornecedor

É um dos processos que mais se repetem numa PME, por isso serve bem para mostrar como um agente trabalha. Vamos segui-lo num Cegid PHC.

1. A fatura chega em PDF à caixa de email que a empresa já usa para isso.
2. O agente lê o documento e procura o fornecedor pelo NIF, na ficha que já existe no software de gestão.
3. Confere as linhas com a encomenda ou com a guia, quando existem, e assinala diferenças de preço ou de quantidade.
4. Prepara o documento de compra com os campos preenchidos e dá-lhe um grau de confiança.
5. Uma pessoa da contabilidade vê a lista do dia, aprova o que está certo e corrige o resto, até a empresa decidir outra regra.
6. Cada aprovação fica gravada com a data, o nome de quem aprovou e as correções feitas à proposta do agente. Esse registo, somado à medição feita antes de começar, mostra ao fim de um mês quanto tempo se ganhou.

A mesma lógica serve para pedidos de orçamento, encomendas por WhatsApp ou relatórios de gerência. Muda a origem da informação e o sítio onde ela acaba.

O que construímos

Agentes de IA ligados ao software de gestão

O agente trabalha com a informação que a empresa já tem no seu sistema: clientes, artigos, stocks, contas correntes, documentos. O programa continua o mesmo e os dados ficam onde sempre estiveram, sem uma segunda cópia para manter em dia. Por omissão, só lê. Para gravar dados, precisa de autorização escrita da empresa.

Assistentes para o site e para o WhatsApp

O assistente deste site foi montado pela RTC. Serve de demonstração. Avisa logo no início que é uma máquina, pede o contacto antes de responder, procura a resposta no conteúdo publicado e indica a página de onde a tirou. O mesmo motor pode atender pelo WhatsApp da empresa.

Documentos e tarefas repetidas

A máquina lê uma fatura, uma encomenda ou uma guia, tira os campos certos e deixa-os prontos a lançar. Se tiver dúvidas, pára. O documento fica à espera de uma pessoa, com o campo que levantou a dúvida à vista. Quando o problema de fundo é trabalho preso em folhas de cálculo, começamos por tirar o processo do Excel.

Regras de uso e formação da equipa

Começa por uma política interna curta, em português comum: que ferramentas se podem usar, que dados nunca saem da empresa, quem aprova o quê. Cabe numa página. Depois vem uma sessão prática com quem vai trabalhar com os agentes, para saberem onde a máquina acerta e onde se engana. Uma conta de IA mal configurada é mais uma porta aberta, e por isso este trabalho liga-se ao de cibersegurança que já fazemos.

Quer pôr o assistente à prova? Faça-lhe uma pergunta difícil. Antes de responder, o assistente pede um contacto, para que alguém da RTC possa dar seguimento. Se preferir ir direto ao assunto, peça o diagnóstico gratuito.

Com que software de gestão trabalhamos

• Cegid PHC: somos parceiros oficiais e trabalhamos diretamente nas bases de dados, incluindo as que alojamos para clientes. É onde temos mais experiência.
• Primavera e Sage: montamos agentes quando há acesso autorizado à base de dados ou uma API do fabricante. Nos programas Sage, prestamos assistência técnica.
• XD e ZoneSoft: já ligámos estes programas ao PHC num projeto publicado, e é esse conhecimento que o agente aproveita.
• Wintouch e outras aplicações: confirmamos no diagnóstico se existe uma forma segura de chegar aos dados.

Só somos parceiros oficiais da Cegid PHC. Com os programas dos restantes fabricantes, trabalhamos por acesso autorizado aos dados e não substituímos o suporte de quem os vende. As marcas pertencem aos respetivos titulares.

E os agentes que o próprio fabricante está a lançar?

Em setembro de 2026, a Cegid anunciou mais de 25 agentes de IA para o seu software, segundo a Supply Chain Magazine. São iguais para todos os clientes. Os que montamos tratam do que é só seu: as regras da casa, os campos que foram personalizados, a ligação ao WhatsApp ou a outro programa que o fabricante não cobre. Quando o que precisa já vem no software de gestão, dizemo-lo no diagnóstico e começamos por aí, porque costuma ser o caminho mais simples.

Como o agente entra no seu sistema

Um agente com acesso ao software de gestão é, para todos os efeitos, mais um utilizador. Tratamo-lo como tal, com o cuidado que pomos na cibersegurança.

Na prática, o agente recebe uma conta sua na base de dados e só vê as tabelas de que precisa para aquele processo. Gravar lá dentro exige autorização escrita. Sempre que a rede o permite, é o servidor do cliente que abre a ligação para fora, e assim não é preciso abrir portas de entrada na firewall para o agente. As palavras-passe do agente guardam-se fora do código e das conversas. Cada consulta do agente e cada documento que ele prepara ficam ligados à pessoa que os validou, e a gerência pode pedir esse histórico durante o prazo de conservação definido no contrato.

Para empresas abrangidas pela NIS2, a lei europeia de cibersegurança, este histórico ajuda a responder ao que a lei pergunta sobre fornecedores e acessos.

Como decorre, em quatro passos

1. Diagnóstico gratuito. Uma reunião, quase sempre online, para ver onde está e para onde quer ir. Até uma semana depois, recebe por escrito uma lista curta de processos candidatos, com o que pode ganhar em cada um e aquilo em que não vale a pena mexer.
2. Piloto com um processo. Preço fechado e prazo escritos antes de começar. Antes de ligar o que quer que seja, medimos como o processo corre hoje.
3. Medição lado a lado. Durante um período combinado, a IA trabalha e as pessoas confirmam. Contamos o tempo gasto e cada erro.
4. Continuar ou parar. Se o piloto atingir a métrica combinada, o processo passa a correr de forma automática, com alguém a vigiar. Se não atingir, dizemo-lo sem rodeios.

Quanto tempo demora?

O diagnóstico chega até uma semana depois da reunião. O piloto pode estar a funcionar ao fim de 15 dias, contados da aprovação da proposta e do acesso aos dados. Com dados desarrumados, demora mais. O prazo de cada fase vai por escrito na proposta, antes de começar.

Usamos o mesmo acesso remoto do suporte diário ao software de gestão, e as reuniões podem ser online. Assim, poucas fases pedem visitas. Vamos à empresa quando estar lá resolve mais depressa do que uma chamada. Se houver custo de deslocação, fica indicado na proposta.

Quanto custa?

O preço tem três partes. Ficam todas escritas na proposta.

• Implementação, paga uma vez: desde 150 € + IVA para um assistente no site e no WhatsApp, e desde 499 € + IVA para agentes ligados ao software de gestão. O valor final depende do número de sistemas a ligar e do estado dos dados.
• Subscrição mensal do módulo de IA: desde 20 €/mês + IVA, com o suporte básico ao módulo incluído. Tem um período mínimo de 12 meses, contados a partir do fim do piloto; depois disso, pode cancelar com o aviso prévio indicado no contrato.
• Consumo da IA, medido em tokens (o que o modelo gasta por cada texto que lê e escreve): à parte, em packs desde 20 € + IVA. Para quem prefere um valor fixo, também fazemos contratos com consumo ilimitado, negociados caso a caso, para o âmbito e as condições escritos no contrato. O consumo do piloto vem na proposta.

A ordem é esta. Primeiro paga-se a implementação, que inclui o piloto. A subscrição só começa depois, e só se o piloto atingir a métrica que fica escrita antes de começar. Se não a atingir, a subscrição não arranca. A implementação, essa, já foi paga e não é devolvida.

Um exemplo: um agente ligado ao PHC custa, no mínimo, 499 € + IVA de implementação e depois 20 €/mês + IVA de subscrição, mais o consumo, que depende do volume e que o piloto serve também para medir.

Suporte para além do básico pode entrar numa das avenças com preços publicados. São serviços para empresas.

Para marcar o diagnóstico: escreva-nos ou fale por WhatsApp (sem custo de chamada; aplica-se o tarifário de dados do seu operador).

As regras dos dados, que não negociamos

• Onde os dados são tratados fica escrito. Antes de começar, o contrato diz que serviço de IA se usa e onde a informação é processada. Pode ser nos seus servidores ou num serviço externo. Quem decide é a empresa. Num serviço externo, o contrato indica também se há tratamento fora da União Europeia e com que garantias.
• Os seus dados não treinam modelos. Usamos serviços em modalidade empresarial, em que o fornecedor se compromete a não usar os dados do cliente para treino. O fornecedor pode guardar registos por tempo limitado, só para detetar abusos.
• Cada envio tem um responsável. Nenhum documento segue para um cliente, um fornecedor ou a Autoridade Tributária sem uma regra definida e uma pessoa responsável.
• O trabalho é seu. As instruções e o código ficam com a empresa, tal como no resto do software que desenvolvemos.

O AI Act, em poucas linhas

Desde 2 de agosto de 2026, o Artigo 50.º obriga a que um assistente que fala com pessoas diga que é uma máquina, e os que montamos fazem-no desde o primeiro dia. O Artigo 4.º pede medidas de literacia em IA para quem trabalha com estes sistemas; o pacote de simplificação em vigor desde 27 de julho de 2026 aliviou essa obrigação, mas continua a fazer sentido que quem usa um agente saiba o que ele faz. As regras para os sistemas de alto risco do Anexo III, onde está a triagem de candidatos a emprego, passaram para 2 de dezembro de 2027; as dos sistemas integrados em produtos, para 2 de agosto de 2028. Se a empresa quiser usar IA em algo dessa categoria, dizemo-lo logo no diagnóstico. A RTC faz a parte técnica. Não somos uma sociedade de advogados. Os pormenores estão no artigo sobre o Artigo 50.º para PME.

O que não fazemos

• Não prometemos percentagens de poupança antes de medir o processo na sua empresa.
• Não vendemos IA quando uma regra no software de gestão resolve o mesmo problema por menos.
• Não pomos máquinas a tomar decisões sobre pessoas, sejam clientes ou trabalhadores.
• Não prometemos apoios públicos. Quando abrir uma candidatura a apoios que sirva ao seu caso, dizemos-lhe.

Porquê a RTC

O nosso trabalho com IA começa dentro do software de gestão, porque é aí que passamos os dias. Trabalhamos em Bragança desde 2009. Somos parceiros oficiais Cegid PHC, fazemos desenvolvimento de software e tratamos da segurança dos sistemas onde os agentes vão correr. Depois de o agente entrar em produção, o suporte continua connosco, e pode ficar numa avença com tempo de resposta escrito.

Para uma visão mais ampla do que fazemos com inteligência artificial, incluindo o trabalho com empresas de Bragança e da região, veja a página de inteligência artificial para empresas em Bragança.