Sistemas de CRM à medida e integrados com o ERP

Em resumo: a RTC implementa sistemas de CRM (gestão de clientes) para empresas portuguesas, com soluções preparadas para gabinetes de contabilidade, imobiliárias, clínicas, oficinas, administração de condomínios, construção, advogados, mediação de seguros, entidades formadoras e intermediários de crédito. Adaptamos CRM existentes, como o EspoCRM ou o módulo CRM do Cegid PHC, e desenvolvemos CRM à medida. Ligamos o CRM ao ERP, à gestão documental, à central telefónica, ao e-mail e ao WhatsApp. Também recebemos marcações automáticas pelo site e pelo WhatsApp e implementamos chatbots de WhatsApp. A implementação começa em 499 € + IVA; a primeira reunião não tem custo e pode ser presencial ou online.

Há empresas que têm os clientes no ERP, os contactos no telemóvel do comercial, as propostas numa pasta partilhada, as marcações num caderno e o seguimento numa folha de Excel que só uma pessoa sabe ler. Funciona enquanto essa pessoa lá está. No dia em que sai, adoece ou vai de férias, ninguém sabe a quem se prometeu ligar na quinta-feira, nem quem desmarcou a consulta das dez.

Um sistema CRM resolve isto quando é montado à volta da forma como a empresa já trabalha. Montado de outra maneira, arrisca-se a ser mais um programa que ninguém abre. Por isso começamos sempre pelo setor e pelo processo, e só depois pelo software.

Nesta página: o que é um CRM · três caminhos · funcionalidades · marcações online · chatbot de WhatsApp · CRM por setor · integrações · dashboards com IA · RGPD · quanto custa

O que é um CRM e para que serve numa PME?

CRM (customer relationship management, gestão da relação com o cliente) é o sistema de gestão de clientes onde ficam os contactos, os contactos novos (leads), os negócios em curso, as propostas, as marcações, as tarefas e o histórico de cada cliente. Dá à equipa uma visão de conjunto de cada cliente: quem precisa sabe em que ponto ele está sem ter de perguntar a ninguém.

No histórico ficam as chamadas, os e-mails, as mensagens de WhatsApp, as visitas, as consultas ou as intervenções e os documentos trocados. Numa PME, um CRM bem configurado faz quatro coisas:

• Guarda a ficha de cada cliente e de cada contacto, com o que se falou e o que ficou combinado.
• Mostra o funil de vendas: que negócios estão abertos, em que fase, com que valor e quem os acompanha.
• Lembra o que tem de ser feito (o follow-up): o seguimento de uma proposta, uma renovação, um prazo, uma chamada a devolver, uma marcação a confirmar.
• Dá números à gerência em painéis (dashboards) e relatórios: propostas enviadas, taxa de conversão, vendas previstas, marcações por semana, tempo médio de resposta.

Qual é a diferença entre CRM e ERP?

O ERP trata do que já aconteceu: faturas, stocks, compras, contas correntes, obrigações fiscais. O CRM trata do que está em curso: o contacto que chegou ontem, a proposta que espera resposta, a consulta marcada para amanhã, o cliente que não compra há seis meses. Um não substitui o outro. Com os dois ligados, o comercial vê no CRM o que o cliente comprou e deve, e a proposta aceite pode passar para o ERP sem ser escrita outra vez. A faturação continua a ser feita no programa certificado pela Autoridade Tributária.

Três caminhos para ter um CRM: qual serve a sua empresa?

Não existe um CRM certo para todas as empresas. Há três formas de lá chegar, e a escolha depende do setor, do número de pessoas que o vão usar e de quão particular é o processo da empresa. Trabalhamos com as três, por isso a conversa começa pelo que a empresa faz.

CRM setorial

Para setores em que o trabalho se repete de empresa para empresa, temos CRM preparados para esse trabalho. A empresa parte de uma base que já usa a linguagem do seu setor (frações e permilagem num condomínio, a matrícula numa oficina, as apólices numa mediadora). O resto ajusta-se. Os dez setores com que trabalhamos estão descritos mais abaixo.

Adaptar um CRM existente: EspoCRM ou módulo CRM do Cegid PHC

Quando a empresa já tem um CRM, ou quando um produto de mercado cobre quase tudo, adaptamo-lo: campos, fases do funil, perfis de acesso, automatismos (automação de tarefas e alertas), relatórios e integrações. Pode ser o módulo CRM do Cegid PHC, o EspoCRM ou outro CRM de mercado. O EspoCRM é de código aberto: o núcleo do programa não tem licença por utilizador, e pode ficar nos servidores da empresa ou ser alojado e mantido pela RTC em centros de dados de parceiros na União Europeia.

CRM desenvolvido à medida

Algumas empresas já experimentaram dois ou três CRM e voltaram sempre ao Excel, porque o seu processo não encaixa nas fases que o produto traz. Nesses casos desenvolvemos o CRM de raiz, a partir do levantamento do que a empresa faz hoje. O CRM fica com os campos, os ecrãs e as regras que a empresa usa e com as ligações de que precisa. Mais pormenores em desenvolvimento de software.

Funcionalidades de um CRM RTC

Seja qual for o setor, a base de um CRM RTC cobre a ficha do cliente, o funil de vendas, as tarefas, as marcações, a comunicação e os relatórios. A lista abaixo é o ponto de partida; em cada projeto liga-se o que a empresa precisa e deixa-se de fora o resto, para que o sistema não fique pesado.

• Ficha de cliente e contactos: empresas, pessoas, moradas, NIF, várias pessoas de contacto por empresa, consentimentos e preferências de contacto.
• Histórico: chamadas, e-mails, mensagens de WhatsApp, reuniões, visitas, documentos e notas, por ordem de data.
• Leads e funil de vendas: pedidos que entram pelo site, pelo WhatsApp, por telefone ou por e-mail, com origem registada, fases do funil e valor previsto.
• Propostas e orçamentos: criação a partir de modelos, envio, estado (enviada, aceite, recusada) e passagem para o ERP quando aceites.
• Agenda e marcações: agenda por pessoa, sala ou equipamento, com marcação online, confirmação e lembretes automáticos.
• Tarefas e alertas: tarefas atribuídas a cada pessoa, prazos, avisos antes do fim do prazo e encaminhamento para o responsável quando ficam por fazer.
• Renovações e recorrências: contratos, avenças, apólices, revisões e inspeções com aviso automático antes da data.
• Chatbot de WhatsApp: responde às perguntas mais frequentes, recolhe os dados do pedido, faz marcações e passa a conversa para uma pessoa da equipa quando é preciso.
• Caixa partilhada de WhatsApp e e-mail: as conversas ficam na ficha do cliente e não no telemóvel ou na caixa de correio de quem as teve.
• Documentos: contratos, propostas e ficheiros ligados ao cliente e ao negócio, com controlo de acessos.
• Campanhas e segmentação: listas por setor, zona, produto ou estado, com envio de e-mail e registo de consentimento.
• Painéis e relatórios: indicadores por equipa ou por pessoa, previsão de vendas, taxa de conversão, faltas às marcações.
• Dashboards com IA: painéis desenhados para a empresa, com ligação a modelos de linguagem (LLM) de inteligência artificial, para fazer perguntas sobre os dados do CRM e do ERP em linguagem corrente.
• Perfis de acesso e registo de alterações: cada pessoa vê o que lhe compete, e fica registado quem alterou o quê.
• Acesso no telemóvel: consulta e registo de visitas, chamadas e notas no terreno.

Marcações online pelo site e pelo WhatsApp

Ligamos o CRM a um sistema de marcações online: o cliente marca uma consulta, uma revisão, uma visita ou uma reunião pelo site ou pelo WhatsApp, a marcação entra diretamente na agenda certa e o cliente recebe a confirmação. Ninguém tem de passar a marcação do telefone para o papel, nem do papel para o computador.

O circuito costuma ser este:

• O cliente escolhe o serviço, o profissional ou o local e um horário livre, no site ou numa conversa de WhatsApp.
• A marcação fica na agenda, associada à ficha do cliente (criada na hora, se for novo).
• Seguem a confirmação e, perto da data, um lembrete com opção de confirmar, remarcar ou cancelar.
• Uma vaga cancelada pode ser oferecida a quem está em lista de espera.
• As faltas ficam registadas, e o relatório mostra marcações, faltas e ocupação por semana.

Serve para consultas numa clínica, revisões e inspeções numa oficina, visitas a imóveis, reuniões num gabinete de contabilidade ou num escritório de advogados, sessões numa entidade formadora. As regras de cada agenda (duração, intervalos, antecedência mínima, quem pode marcar o quê) definem-se no levantamento.

CRM por setor

Temos CRM preparados para dez setores. Em cada um descrevemos abaixo o que está incluído; em cada projeto escolhe-se o que entra, e o âmbito final decide-se no levantamento e fica escrito na proposta. As obrigações legais de cada atividade continuam a ser de quem a exerce: o CRM apoia esse cumprimento, não o substitui.

Contabilidade · Imobiliárias · Clínicas · Oficinas · Condomínios · Construção · Advogados · Seguros · Formação · Intermediação de crédito

CRM para gabinetes de contabilidade

Num gabinete de contabilidade, quem manda é o calendário: cada cliente tem as suas obrigações e os seus prazos. Um CRM para contabilidade pode organizar a carteira de clientes em avença, o calendário de obrigações declarativas de cada cliente, as tarefas de cada colaborador e os pedidos de documentos em falta, com alertas antes dos prazos. O gabinete deixa de depender da memória de cada pessoa para saber o que está pendente.

• Ficha do cliente com regime de IVA, regime de contabilidade e contabilista responsável.
• Contratos de prestação de serviços e avenças, com valores, atualizações e datas de revisão.
• Calendário de obrigações por cliente (IVA, declaração mensal de remunerações, SAF-T, IES, Modelo 22, IRS), configurado pelo gabinete, e por colaborador.
• Pedidos de documentos com controlo do que chegou e do que falta.
• Tarefas e horas por cliente, para saber quanto custa, de facto, cada avença.
• A parte comercial: pedidos de orçamento, propostas de avença e seguimento de quem ainda não respondeu.

Avisos que podem seguir automaticamente: lembrete mensal ao cliente para enviar faturas e extratos, aviso interno de prazo fiscal, marcação de reuniões pelo site, aviso de revisão da avença.

CRM para imobiliárias

Uma imobiliária vive de duas carteiras que têm de se cruzar. De um lado, os imóveis e os seus proprietários, de onde vêm as angariações; do outro, compradores ou arrendatários, cada um com o que procura. Serve para que nenhum interessado fique sem resposta, nenhuma visita fique sem seguimento e cada proprietário saiba como vai o seu imóvel. Ligamos o CRM aos portais Idealista e Imovirtual: os imóveis são publicados a partir do CRM e os contactos que chegam pelos portais entram no CRM, associados ao imóvel.

• Angariações com proprietário, imóvel, fotografias, estado e contrato de mediação imobiliária (prazo, exclusividade, remuneração).
• Publicação nos portais Idealista e Imovirtual a partir do CRM, com entrada automática no CRM dos contactos que chegam pelos portais; outros portais e o site da imobiliária avaliam-se caso a caso.
• Compradores e arrendatários com perfil de procura e cruzamento com os imóveis disponíveis.
• Agenda de visitas com relatório de cada visita, propostas e negociação até à escritura.
• Comissões por consultor e por angariador.
• Elementos de identificação recolhidos ao abrigo da lei do branqueamento de capitais (Lei n.º 83/2017), com acesso restrito e prazo de conservação definido.

Automatismos possíveis: marcação de visitas pelo site e pelo WhatsApp, lembrete da visita ao interessado e ao consultor, envio de imóveis novos a compradores com perfil compatível, aviso de contrato de mediação a terminar.

CRM para clínicas e marcação de consultas online

Na receção de uma clínica, boa parte do dia passa-se ao telefone a marcar, confirmar e remarcar. Um CRM ou software de gestão de clínica junta a agenda de marcações, a ficha administrativa do utente, os lembretes de consulta e as convocatórias de revisão (consultas de rotina, higienes, seguimentos), com marcação online pelo site e pelo WhatsApp. O objetivo é ter menos faltas, menos tempo ao telefone na receção e agendas mais cheias.

• Agenda por profissional, sala e especialidade, com deteção de sobreposições.
• Estados da marcação: provisória, confirmada, realizada, cancelada, faltou.
• Marcação online pelo site e pelo WhatsApp, com confirmação e lembrete com opção de confirmar ou cancelar.
• Lista de espera para reaproveitar vagas canceladas.
• Planos de tratamento por sessões e convocatórias de revisão com aviso automático quando chega a data.
• Registo de consentimentos com data, finalidade e revogação.
• Ligação à faturação no ERP e ao programa clínico que a clínica já usa, quando este o permite.

Os dados de saúde são uma categoria especial do RGPD (artigo 9.º). Configuramos perfis de acesso estritos, registo de quem consultou cada ficha e alojamento com cópias de segurança. A decisão sobre que dados clínicos entram no CRM, e com que base legal, é da clínica.

CRM e software para oficinas

Na oficina, o cliente começa pela matrícula. Cada uma tem o seu histórico de intervenções, orçamentos e quilometragens, e o sistema pode avisar o dono quando está na altura da revisão ou da inspeção periódica obrigatória (IPO). As marcações de revisões chegam pelo site e pelo WhatsApp.

• Ficha da viatura por matrícula: marca, modelo, VIN, combustível, quilometragem.
• Histórico de intervenções por matrícula.
• Orçamento de reparação (mão de obra e peças) com registo de quem aprovou e quando.
• Ordem de reparação ou folha de obra, com estados: orçamento, aprovado, em reparação, concluído, entregue.
• Lembretes de revisão por data ou quilometragem e lembretes de IPO.
• Viaturas de cortesia.
• Ligação ao programa de faturação certificado da oficina.

Pode ainda pôr-se a funcionar sozinho: marcação de revisão pelo site e pelo WhatsApp, envio do orçamento para aprovação por WhatsApp, aviso de viatura pronta, lembrete de IPO com antecedência.

CRM e software de gestão de condomínios

Quem administra vários prédios tem de saber, em qualquer dia, quem deve o quê. Um CRM de gestão de condomínios pode guardar, por edifício, as frações, os condóminos, a permilagem, as quotas, o fundo comum de reserva, as assembleias e as ocorrências. Serve a empresas de administração de condomínios.

• Ficha do edifício e frações autónomas, com proprietário, inquilino e permilagem.
• Orçamento anual por rubricas, emissão de quotas e avisos de pagamento.
• Fundo comum de reserva com movimentos e saldo (o mínimo legal é de 10% da quota-parte de cada condómino nas restantes despesas).
• Conta-corrente por condómino e lista de devedores por antiguidade.
• Assembleias: convocatória, ordem de trabalhos, presenças e procurações, votação em permilagem e ata.
• Declaração de encargos para a venda.
• Ocorrências comunicadas pelos condóminos, pedidos de orçamento e ordens de serviço a fornecedores.

A Lei n.º 8/2022 passou a permitir, nas condições da lei, assembleias por videoconferência e convocatórias por e-mail a quem o tenha pedido, com o endereço registado em ata. Também passou a exigir, na venda de uma fração, a declaração de encargos e dívidas emitida pelo administrador. O CRM pode registar esses pedidos, enviar as convocatórias e controlar a confirmação de receção. Avisos que podem seguir automaticamente: quotas e atrasos, ocorrências por WhatsApp com fotografia, envio da ata.

CRM e software para construção civil

Cada obra começa num pedido de orçamento e só acaba na entrega. Pelo meio há propostas, adjudicação, subempreiteiros, documentação, custos e comunicação com o dono de obra, e o CRM pode acompanhar tudo isso. A gerência passa a ver a margem de cada obra e os prazos de cada documento sem pedir relatórios a ninguém.

• Pedidos de orçamento e propostas, com mapa de quantidades e estado (enviada, adjudicada, perdida).
• Ficha de obra: dono de obra, local, prazo, valor adjudicado.
• Autos de medição, trabalhos a mais e faturação por auto, com ligação ao ERP.
• Subempreiteiros e fornecedores, com contratos, documentação (alvará ou certificado, seguros, declarações de não dívida) e alerta antes de caducarem.
• Controlo de custos por obra: orçamentado contra real.
• Equipas e equipamentos afetos a cada obra e gestão documental da obra.

CRM e software para advogados

Num escritório de advogados, o que não pode falhar é o prazo. Um CRM para advogados pode organizar clientes, processos, prazos, diligências e honorários, com verificação de conflito de interesses antes de aceitar um cliente novo.

• Processo ou pasta com cliente, parte contrária, tribunal, área do direito e advogado responsável.
• Prazos e alertas antes do fim, com o calendário de férias judiciais configurado; a contagem é sempre confirmada pelo advogado.
• Agenda de diligências, audiências e reuniões.
• Pesquisa de conflito de interesses em clientes e partes contrárias antes de abrir um processo.
• Registo de tempo, provisões, notas de honorários e despesas.
• Documentos do processo com acesso restrito.

O segredo profissional (artigo 92.º do Estatuto da Ordem dos Advogados) pede perfis de acesso estritos e alojamento controlado. O WhatsApp fica para a logística (horários, documentos em falta), nunca para o conteúdo do processo. Automatismos possíveis: pedido de primeira reunião pelo site, lembretes de reunião a clientes, alertas internos de prazo.

CRM para mediação de seguros

Para uma mediadora, o mês mede-se em renovações, recibos por cobrar e sinistros abertos. Um CRM para mediação de seguros pode reunir a carteira de clientes, as apólices por ramo e por seguradora, as renovações, os recibos, as comissões e os sinistros. A mediadora vê num só sítio o que renova este mês, o que falta cobrar e em que estado está cada sinistro.

• Tomadores e segurados, com as apólices de cada um por ramo e por seguradora.
• Alertas de renovação.
• Recibos, cobranças e recibos em atraso, com a lista do que falta cobrar a cada tomador.
• Comissões por seguradora e por ramo.
• Sinistros: participação, peritagem, estado e fecho.
• Simulações e propostas comparadas, com registo das exigências e necessidades do cliente e, quando há aconselhamento, da recomendação dada, como pede o regime da distribuição de seguros (Lei n.º 7/2019).

Automatismos possíveis: aviso de renovação por e-mail ou WhatsApp, lembrete de recibo por pagar, atualização do estado do sinistro ao cliente, marcação da reunião anual de revisão da carteira.

CRM para formação e entidades formadoras

Da inscrição ao certificado, uma ação de formação passa por muitas mãos. Um CRM para formação pode gerir o catálogo de cursos, as turmas, os formandos, os formadores e as empresas clientes, das inscrições aos certificados. Ajuda também as empresas clientes a acompanhar as 40 horas anuais de formação contínua a que cada trabalhador tem direito (Código do Trabalho, artigo 131.º).

• Catálogo de cursos e ações, turmas e cronogramas.
• Inscrições online, presenças, avaliações e emissão de certificados.
• Formadores com qualificações e disponibilidade.
• Sumários, folhas de presença e documentação do dossier técnico-pedagógico em formato digital.
• Empresas clientes, com as horas de formação de cada trabalhador.
• Questionários de satisfação.

Pode ainda pôr-se a funcionar sozinho: confirmação de inscrição e lembrete da sessão, aviso de falta, envio do certificado, aviso às empresas clientes sobre trabalhadores com horas em falta.

CRM para intermediação de crédito

Um processo de crédito habitação pode durar meses e passar por vários bancos. Um CRM para intermediação de crédito pode acompanhar cada processo (crédito habitação, consolidado, pessoal, automóvel) da simulação à escritura: documentação, submissões aos bancos, propostas recebidas, aprovação e comissões. Cada processo tem uma lista de documentos por titular e o sistema pode pedir automaticamente o que falta.

• Processos por fase: simulação, recolha de documentação, submissão, aprovação, avaliação, escritura.
• Lista de documentos por titular e fiador, com controlo do que chegou.
• Submissões a vários bancos e comparação das propostas e das fichas de informação normalizada recebidas (FINE no crédito habitação, FIN no crédito aos consumidores).
• Contratos com o cliente e comissões por banco.
• Categoria e número de registo no Banco de Portugal nos documentos, no site e na publicidade, como exige o regime dos intermediários de crédito (Decreto-Lei n.º 81-C/2017).

Automatismos possíveis: pedido automático de documentos em falta, aviso de proposta perto do fim da validade, lembrete de escritura, seguimento depois da escritura.

O seu setor não está na lista? Os mesmos princípios aplicam-se a qualquer empresa que viva de contactos, marcações e propostas. Fale connosco.

Integrações: o CRM ligado ao que a empresa já usa

Ligamos o CRM ao ERP, ao e-mail, à gestão documental, à central telefónica, ao WhatsApp e ao site, para que cada dado se escreva uma só vez. Um CRM isolado obriga a repetir o mesmo registo em dois sítios, e o que se escreve duas vezes acaba por ficar diferente. O que se liga, e em que sentido, depende do que cada sistema permite e fica definido no levantamento.

CRM integrado com o ERP

Temos técnicos certificados Cegid PHC desde 2009 e somos parceiros oficiais ZoneSoft, XD Software e Wintouch. Ligamos o CRM ao Cegid PHC, ao XD, ao ZoneSoft, ao Wintouch e, com acesso autorizado aos dados, ao Sage, ao Primavera e a outros ERP, quando o ERP o permite (ver software de gestão e ERP). Conforme o caso, o cliente criado no CRM passa para o ERP, a proposta aceite gera o documento no ERP, e o comercial vê no CRM as compras, a conta corrente e as faturas em atraso. No Cegid PHC, que conhecemos por dentro, a ligação faz-se sobre os dados do próprio ERP, com os acessos que a empresa autorizar. Se está a ponderar mudar de ERP, veja alternativas ao PHC.

CRM com WhatsApp

Com a WhatsApp Business Platform, a API oficial da Meta, as mensagens passam a entrar no CRM, associadas à ficha do cliente, numa caixa partilhada pela equipa. É também por aqui que funcionam as marcações, os lembretes e as confirmações por WhatsApp.

Chatbot de WhatsApp ligado ao CRM

Implementamos chatbots de WhatsApp ligados ao CRM. O chatbot atende a qualquer hora, responde às perguntas mais frequentes, recolhe os dados do pedido (nome, contacto, assunto, documentos), marca consultas, revisões, visitas ou reuniões na agenda certa e regista tudo na ficha do cliente. Quando a pergunta sai do que foi previsto, ou quando o cliente o pede, a conversa passa para uma pessoa da equipa, com o histórico à vista. A política da Meta exige que essa passagem para um humano seja fácil e clara, e é assim que o configuramos.

O chatbot pode seguir regras fixas (menus e respostas definidas pela empresa) ou usar inteligência artificial para perceber o pedido escrito por palavras do cliente. A versão com IA está descrita em Empresas AI First.

A Meta tem regras que convém conhecer antes. Para ser a empresa a abrir a conversa, o cliente tem de ter dado autorização prévia; fora da janela de 24 horas após a última mensagem do cliente, só se podem usar modelos de mensagem aprovados; e a Meta cobra por mensagem, consoante o tipo (tabela de preços da Meta). Essa autorização não substitui o consentimento para marketing exigido pela lei portuguesa. Configuramos o sistema de acordo com estas regras.

CRM com central telefónica

Quando a central telefónica tem integração disponível, ligamo-la ao CRM. Ao entrar uma chamada, abre-se a ficha do cliente; no fim, a chamada fica registada no histórico com data, duração e quem atendeu. As chamadas não atendidas podem gerar uma tarefa de devolução. Gravar o áudio é outro assunto, com regras próprias: o interlocutor tem de ser informado e, em regra, dar consentimento, e a finalidade e o prazo de conservação têm de estar definidos.

CRM com e-mail e gestão documental

Os e-mails trocados com o cliente ficam no CRM, na ficha certa, em vez de ficarem só na caixa de correio de quem os enviou. Propostas, contratos e outros documentos ligam-se ao cliente e ao negócio, com controlo de quem pode ver o quê, a partir da gestão documental que a empresa já usa ou de uma montada para o efeito.

CRM ligado ao site

Os formulários de contacto e de pedido de orçamento do site passam a criar leads no CRM, com a página de origem registada, e as marcações online entram na agenda. Se precisa de um site novo, isso está em criação de sites.

CRM com inteligência artificial

Sobre o CRM podemos acrescentar assistentes de IA que resumem o histórico de um cliente, classificam os pedidos que entram e sugerem o passo seguinte. A decisão continua a ser da equipa. Está descrito em Empresas AI First.

Dashboards avançados com IA

Desenhamos dashboards para cada empresa sobre os dados do CRM e do ERP, com ligação a modelos de linguagem (LLM) de inteligência artificial. Além dos gráficos e indicadores habituais, a gerência pode perguntar por escrito, em linguagem corrente, coisas como «que clientes deixaram de comprar este trimestre?» ou «quantas marcações se perderam por falta na última semana?», e recebe a resposta a partir dos dados da empresa.

Os painéis são desenhados para cada empresa, com os indicadores que a gerência quer acompanhar e os perfis de acesso de cada pessoa. Nos projetos de IA usamos serviços em modalidade empresarial em que o fornecedor não usa os dados do cliente para treinar os seus modelos, e isso fica escrito na proposta. Para dashboards sobre o Cegid PHC, veja também os dashboards e análises PHC.

CRM e RGPD: o que tem de estar previsto

Um CRM é uma base de dados pessoais, e o RGPD aplica-se por inteiro. Cada tratamento tem de ter uma base legal (contrato, consentimento, interesse legítimo ou obrigação legal, entre outras), os dados só se guardam enquanto forem necessários, e a empresa tem de responder aos pedidos de acesso, retificação e apagamento, em regra no prazo de um mês.

No marketing direto a pessoas singulares, a regra é o consentimento prévio. A exceção são os clientes da própria empresa, para produtos ou serviços análogos aos que já compraram, desde que lhes seja dada a possibilidade de recusar, de forma fácil e gratuita, quando o contacto é recolhido e em cada mensagem (Lei n.º 41/2004, artigo 13.º-A). Em setores com dados especialmente protegidos, como a saúde, ou com dever de segredo, como a advocacia, os cuidados são maiores.

Configuramos o CRM com perfis de acesso por função, registo de alterações, campos de consentimento e prazos de conservação, para apoiar esse cumprimento. A responsabilidade pelo tratamento é da empresa. Quando a RTC aloja ou mantém o CRM, ou acede aos dados para o configurar ou migrar, fica como subcontratante (artigo 28.º do RGPD) e assina com a empresa um contrato de tratamento de dados, onde ficam identificados os centros de dados usados.

Como implementamos um CRM

Implementamos um CRM em cinco passos: levantamento do processo, escolha da via, migração de dados, configuração com integrações e formação com acompanhamento. Cada passo tem um resultado concreto, e a configuração só começa depois de o processo estar desenhado com quem o vai usar.

• Levantamento: falar com quem vende, com quem atende, com a receção e com a gerência, e desenhar o processo tal como acontece hoje.
• Escolha da via: setorial, adaptado ou de raiz, com as razões por escrito.
• Migração de dados: limpar duplicados, acertar NIF, e-mails e telefones, decidir o que passa para o sistema novo. Do Excel, do Outlook, da agenda antiga ou do CRM anterior.
• Configuração e integrações: fases do funil, campos, agendas, perfis, automatismos e ligações aos sistemas que a empresa já usa.
• Formação e acompanhamento: formar cada pessoa naquilo que vai usar e ajustar, nas primeiras semanas, o que ninguém tinha previsto. O apoio continuado pode ficar numa avença.

Quanto custa um CRM?

A implementação de um CRM pela RTC começa em 499 € + IVA. O valor final depende da via, do setor, do número de utilizadores, dos dados a migrar e das integrações (marcações online, WhatsApp, central telefónica, ERP); licenças de terceiros, alojamento e custos da Meta por mensagem são orçamentados à parte. Depois do levantamento entregamos uma proposta escrita, com o valor fechado para o âmbito que lá fica descrito.

O custo de um CRM depende da via. Num CRM comercial por subscrição (SaaS) paga-se uma licença por utilizador e por mês, mais a configuração. Com o EspoCRM, que é de código aberto, a conta faz-se de outra forma: implementação, alojamento e eventuais extensões. Se for desenvolvido de raiz, conta o desenvolvimento e depois a manutenção. A migração, as integrações e a formação somam-se sempre.

Bragança, Trás-os-Montes e todo o país

A RTC tem sede em Bragança e trabalha em informática de gestão desde 2009. Fazemos a visita presencial com dia marcado, no prazo de uma semana, nos distritos de Bragança, Vila Real, Braga, Viana do Castelo, Porto, Guarda, Aveiro e Viseu. A implementação, a formação e o apoio de um CRM fazem-se em boa parte à distância, por isso trabalhamos com empresas de todo o país.

O passo seguinte

A primeira reunião não tem custo, pode ser presencial ou online e é feita por um técnico. Traga o que tiver. Em regra, saímos dela com a via que faz sentido para a sua empresa, e a proposta escrita segue depois.

Ligue para o 273 332 409, de segunda a sexta, das 8h30 às 12h30 e das 14h00 às 18h00 (chamada para a rede fixa nacional). Ou escreva-nos pelo WhatsApp (sem custo de chamada; aplica-se o tarifário de dados do seu operador), ou deixe-nos os dados no formulário.