Um agente de IA lê a fatura em PDF, encontra o fornecedor pelo NIF, confere com a encomenda e prepara a compra no Cegid PHC. A contabilidade aprova.
Um agente de IA pode tratar as faturas de fornecedor no Cegid PHC até ao ponto de aprovação: lê o PDF que chega por email, encontra o fornecedor pelo NIF, confere com a encomenda ou a guia, prepara o documento de compra e marca o que lhe levanta dúvidas. Quem decide continua a ser a contabilidade. O agente prepara. A pessoa aprova.
O percurso é quase o de uma pessoa da contabilidade, com uma diferença: o agente regista cada passo. Vale a pena olhar para ele por ordem.
O código QR ajuda bastante. As faturas emitidas em Portugal trazem esse código (e, desde 2023, o ATCUD); o código contém o NIF de quem emite, o NIF de quem compra, as bases de IVA, o total. O agente lê esses valores e cruza-os com o texto do PDF, o que ajuda a apanhar faturas mal digitalizadas ou alteradas. Quando o QR não bate certo com o resto, a fatura vai para a pilha das dúvidas.
Deixa de haver digitação. A pessoa que hoje copia fornecedor, data, número, linhas e totais para o PHC passa a rever documentos já preparados, com as diferenças à vista. O tempo passa a ir para os casos difíceis: a fatura sem encomenda, o preço que subiu sem aviso, a nota de crédito que ninguém pediu.
Há também coisas que ficam iguais. O fornecedor continua a mandar a fatura como sempre mandou, e o PHC continua a ser o sítio onde tudo fica registado (o agente não cria outro sistema ao lado). A conferência de pagamentos, os extratos e o fecho do mês seguem o circuito que a empresa já tem.
Uma mudança pede disciplina. Se as encomendas a fornecedor não forem lançadas no PHC, o agente não tem com o que comparar e vai marcar quase tudo como dúvida; antes do piloto convém ver quantas compras entram hoje sem encomenda ou sem guia.
Mede-se primeiro. Durante duas ou três semanas, a contabilidade aponta quantas faturas de fornecedor entram, quantos minutos leva cada uma do email até ao documento lançado, e quantos erros aparecem depois (fornecedor trocado, IVA mal escolhido, fatura lançada duas vezes). Sem estes três números não há forma honesta de saber se o agente ajuda.
A conta é simples. Os valores da tabela abaixo são hipotéticos, só para mostrar o método.
| O que medir | Exemplo hipotético | Onde se vai buscar |
|---|---|---|
| Faturas de fornecedor por mês | por exemplo, 200 | Documentos de compra do PHC dos últimos meses |
| Minutos por fatura, hoje | por exemplo, 6 | Registo feito pela contabilidade durante duas semanas |
| Tempo mensal, hoje | 200 × 6 = 1 200 minutos (20 horas) | Multiplicação das linhas acima |
| Minutos por fatura com o agente | medido no piloto | Tempo de revisão de cada rascunho |
| Erros por mês | medido antes do piloto, depois durante | Correções, notas de crédito internas |
Depois compara-se. A diferença entre o tempo de hoje e o tempo de revisão com o agente, multiplicada pelo custo por hora de quem faz o trabalho, dá o valor do tempo libertado. Do outro lado ficam a implementação, a subscrição e os tokens. Se o volume de faturas for pequeno, a conta pode dar negativa, e o diagnóstico diz isso por escrito.
A fatura continua a ser validada por uma pessoa. Isso não muda. O agente prepara o lançamento, mas a decisão sobre a dedução do IVA e a classificação contabilística fica com o contabilista certificado, que é quem responde por ela. A RTC trata da parte técnica; a leitura jurídica cabe ao contabilista ou ao advogado da empresa.
Alguns factos com fonte:
E depois de 2026? Ainda não há regra confirmada pela AT. Quem recebe muitas faturas em PDF deve pedir ao contabilista que acompanhe o que for publicado até ao fim do ano, porque é aí que o formato das faturas recebidas pode mudar. Para o quadro completo de SAF-T, ATCUD e faturação eletrónica, está tudo no artigo sobre faturação eletrónica, SAF-T e ATCUD em 2026.
O agente entra no PHC com uma conta própria, criada só para ele (nunca a de um colaborador). Essa conta vê apenas as tabelas de que precisa: fornecedores, documentos de compra, encomendas e artigos. Salários e clientes ficam fora.
Gravar exige autorização escrita. Até lá o agente lê e propõe. A ligação faz-se de dentro para fora sempre que a rede o permite, as palavras-passe ficam fora do código e das conversas, e cada ação fica num histórico que a empresa pode consultar. Se um dia o agente fizer algo estranho, sabe-se o quê e quando.
A caixa de email das faturas merece cuidado à parte. Há um golpe conhecido. Chega um PDF falso com o IBAN trocado, e o agente deve marcar sempre como dúvida qualquer alteração de dados bancários de um fornecedor. Quem quiser ir mais longe na proteção do email e dos acessos tem a página de cibersegurança.
Os preços da RTC para agentes ligados ao software de gestão são estes, sempre com IVA à parte:
A subscrição espera pelo piloto. Só começa se o piloto atingir a métrica combinada por escrito (no caso das faturas, por exemplo, minutos de revisão por documento e taxa de erros); se não atingir, a subscrição não arranca, embora a implementação paga não seja devolvida. O diagnóstico gratuito é entregue até uma semana depois da reunião, e o piloto fica a funcionar ao fim de 15 dias contados da aprovação da proposta e do acesso aos dados. O serviço completo está descrito em Empresas AI First.
Não, pelo menos no início. Prepara o documento em rascunho e a contabilidade aprova. Dar-lhe permissão para gravar sem revisão decide-se mais tarde, por escrito, e só para casos simples.
Digitaliza-se e envia-se para a mesma caixa de email. A leitura de um papel digitalizado é menos fiável, por isso essas faturas tendem a cair mais vezes na pilha das dúvidas.
Funciona, com regras próprias. Uma fatura de fora de Portugal não traz ATCUD nem o código QR português, e a identificação faz-se pelo número de IVA intracomunitário ou pelo nome registado na ficha do fornecedor.
Depende da versão e do alojamento, e isso vê-se no diagnóstico. A RTC é parceira oficial Cegid PHC e trabalha diretamente nas bases de dados SQL Server dos clientes.
Para saber se compensa na sua empresa, peça o diagnóstico gratuito em contactos ou pelo WhatsApp (sem custo de chamada; aplica-se o tarifário de dados do seu operador).
A Cegid apresentou mais de 25 agentes de IA em setembro de 2026, no Porto. O que se sabe para o PHC, o que falta divulgar e o que a PME pode preparar já.
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Ler artigo →Este artigo foi escrito por quem faz o trabalho. Se lhe levantou uma pergunta sobre o caso concreto da sua empresa, a resposta é mais rápida ao telefone do que por escrito, e quem atende é um técnico.
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