Migrar para o Cegid PHC sem parar a empresa: o processo passo a passo

Mudar de software de gestão assusta qualquer gerente, e com razão: a faturação não pode parar, os dados não podem perder-se e a equipa não pode ficar semanas sem saber trabalhar. A boa notícia é que uma migração para um ERP como o Cegid PHC tem etapas conhecidas, planeia-se e faz-se por fases. Não é um salto no escuro. Neste guia mostramos o caminho completo, do levantamento inicial ao dia em que se desliga o sistema antigo.

Quanto tempo demora uma migração para o PHC?

Numa PME típica, entre algumas semanas e poucos meses, consoante os módulos e a qualidade dos dados de origem. O prazo depende menos da tecnologia e mais da preparação. Dados limpos encurtam tudo. Uma equipa envolvida, ainda mais. O mais importante é que, bem planeada, a migração decorre sem parar a faturação, porque o sistema antigo só se desliga quando o novo está provado.

As 6 etapas de uma migração bem feita

Independentemente da dimensão da empresa, o processo segue sempre a mesma lógica:

Etapa	O que acontece	Quem participa
1. Levantamento	Perceber como a empresa trabalha e o que precisa	Gerência + parceiro
2. Desenho	Definir módulos, utilizadores e configurações	Parceiro
3. Migração de dados	Passar clientes, artigos, stocks e históricos	Parceiro
4. Testes	Validar tudo com casos reais	Equipa + parceiro
5. Formação	Preparar cada pessoa para o seu dia a dia	Equipa
6. Arranque	Entrada em produção, com acompanhamento próximo	Todos

Que dados passam para o sistema novo?

Regra geral, passam as fichas de clientes e fornecedores, os artigos, os stocks, as tabelas de preços e os saldos em aberto. Os históricos completos de documentos podem migrar ou ficar em consulta no sistema antigo, conforme o custo-benefício. Cada empresa decide. Essa escolha faz-se na etapa de desenho, com calma, e nunca a meio do processo.

O truque que evita sustos: o período em paralelo

Nas migrações bem geridas há sempre uma fase em que o sistema novo é posto à prova com casos reais antes do arranque definitivo. Fatura-se uma amostra de documentos, conferem-se os mapas, comparam-se os totais com o sistema antigo. Os números têm de bater certo. Só depois se marca a data de arranque. É esta disciplina que separa uma mudança tranquila de uma semana de pânico.

E a faturação certificada, o SAF-T e o ATCUD?

Ficam garantidos de origem. O Cegid PHC é software certificado pela Autoridade Tributária, emite documentos com ATCUD e QR Code e trata da comunicação do SAF-T. Na migração, o parceiro trata também da comunicação das séries documentais à AT, para que a empresa comece a faturar no novo sistema em total conformidade desde o primeiro dia.

Os 3 erros mais comuns (e como evitá-los)

• Migrar dados sujos. Duplicados, fichas incompletas e artigos mortos passam para o sistema novo e envenenam-no à nascença. Limpar antes de migrar poupa anos de dores de cabeça.
• Saltar a formação. Um sistema excelente mal usado gera erros e resistência. Cada pessoa deve treinar as suas tarefas reais antes do arranque.
• Escolher a pior altura. Arrancar em plena época alta é pedir problemas. A data certa é um período calmo do negócio, com o fecho de mês já feito.

Perguntas frequentes

A empresa para durante a migração?

Não para. O sistema antigo continua a funcionar até o novo estar testado e aprovado. A mudança faz-se num momento planeado, normalmente num fim de semana ou início de mês.

Perco o histórico de documentos?

Não perde. O histórico migra para o PHC ou fica disponível para consulta no sistema antigo, conforme o que fizer mais sentido para a empresa.

A equipa precisa de saber informática?

Nada disso. A formação é feita sobre as tarefas concretas de cada pessoa, e o acompanhamento nos primeiros dias resolve as dúvidas naturais do arranque.

Posso migrar só a faturação e acrescentar módulos depois?

Sim. O PHC é modular: muitas empresas começam pela gestão e faturação e acrescentam áreas como contabilidade ou pessoal mais tarde.

Na RTC somos parceiros Cegid PHC e fazemos migrações por fases para PMEs do Nordeste Transmontano, com dados validados, formação no posto de trabalho e acompanhamento no arranque. Se está a pensar mudar de software de gestão, fale connosco. A primeira visita não tem custo. Dura cerca de 90 minutos.