Inteligência artificial em IPSS: onde ajuda sem expor dados sensíveis

A inteligência artificial numa IPSS, associação ou cooperativa compensa sobretudo no trabalho de secretaria: responder a perguntas frequentes, preparar rascunhos de relatórios, resumir atas, deixar faturas de fornecedores prontas a lançar e acompanhar quotas. Dados de saúde, dados de crianças e decisões sobre pessoas ficam de fora, ou passam antes por uma avaliação cuidada.

Onde é que a IA ajuda mais numa instituição social?

Numa IPSS, é comum isto. A diretora técnica passa a manhã ao telefone a explicar horários de visita, documentos para a inscrição ou o valor da mensalidade; a secretaria passa a tarde a copiar números de um mapa para outro. São horas tiradas às pessoas que mais falta fazem junto dos utentes, das famílias e dos sócios.

Os usos que propomos têm três coisas em comum. Partem de informação que a instituição já tem, seja o site, o regulamento interno ou o software onde estão as quotas. Alguém confere. Nenhum precisa de dados de saúde.

Que tarefas pode a IA fazer já, sem tocar em dados sensíveis?

• Responder a perguntas frequentes de sócios, utentes e famílias no site ou no WhatsApp: horários, documentos para a inscrição, como pagar a quota, onde fica a sede. O assistente diz logo que é uma IA e responde só com o que a instituição publicou.
• Preparar o primeiro rascunho de relatórios de atividades ou de candidaturas a partir de números que já existem (sessões feitas, horas de voluntariado, despesa por rubrica). A técnica lê, corrige e assina.
• Organizar documentos internos e resumir atas: dar nomes coerentes aos ficheiros, resumir uma reunião da direção, listar as decisões tomadas com o nome de quem ficou responsável por cada uma.
• Ler faturas de fornecedores e deixá-las prontas no software de gestão, com fornecedor, data, valor e IVA preenchidos, à espera de aprovação.
• Acompanhar quotas e contas correntes de sócios: ver quem está em atraso, montar a lista, escrever o texto do lembrete. A tesouraria confere antes de enviar.
• Comunicação: rascunhos para a newsletter, para as redes sociais ou para o aviso da festa de Natal, feitos a partir de uma nota curta de quem organiza.

O primeiro caso é o que a RTC usa no seu site e no WhatsApp. Chama-se Karetix. Avisa que é IA, pede o contacto antes de responder e indica a página de onde tirou a resposta. Numa instituição, quando a pergunta é pessoal (uma vaga no lar, uma dívida, uma queixa), a conversa deve passar para uma pessoa.

O que não se deve pôr numa ferramenta de IA gratuita?

O artigo 9.º do RGPD define as categorias especiais de dados: saúde, origem racial ou étnica, convicções religiosas, dados genéticos e biométricos, vida sexual ou orientação sexual, entre outras. Numa IPSS aparecem todos os dias. A medicação de um utente do lar cabe aqui; o plano individual de uma criança da creche, mesmo quando não cabe, pede proteção reforçada, porque o próprio regulamento trata os dados de crianças com mais cuidado.

O problema das versões gratuitas é simples. Muitas vezes não existe entre a instituição e o fornecedor o contrato que o artigo 28.º do RGPD exige a quem trata dados por conta de outrem, e fica sem saber, por escrito, onde ficam os dados, quem os pode ver e quando são apagados.

• Não colar relatórios médicos, planos individuais ou listas de medicação num assistente de conversa gratuito.
• Não pôr fichas, fotografias ou relatórios de crianças e jovens em serviços sem contrato de tratamento de dados.
• Não deixar a IA decidir quem entra numa resposta social ou recebe um apoio.
• Não enviar a uma entidade pública um texto da IA que ninguém leu.

A regra vem do artigo 22.º. As pessoas têm direito a não ficar sujeitas a uma decisão tomada só por meios automáticos quando essa decisão produz efeitos jurídicos ou as afeta de modo significativo. Numa instituição social, muitas decisões sobre utentes podem estar nesse grupo.

O que dizem o RGPD e o AI Act sobre isto?

A CNPD publicou no Regulamento n.º 1/2018 a lista dos tratamentos que exigem avaliação de impacto sobre a proteção de dados. Um dos pontos é o tratamento de dados do artigo 9.º com novas tecnologias ou com um novo uso de tecnologias que já existem. Um sistema de IA que leia processos de utentes pode cair aqui. Confirme antes de avançar. Quem responde é o encarregado de proteção de dados ou o jurista da instituição; a RTC faz a parte técnica, não é sociedade de advogados. Para o básico, há um resumo em o que o RGPD obriga numa PME.

Do lado do AI Act, o artigo 50.º aplica-se desde 2 de agosto de 2026. Quem põe um assistente a conversar com pessoas tem de as avisar de que falam com uma IA, salvo quando isso é óbvio. Na prática, basta um aviso claro. Explicamos os pormenores em artigo 50.º na prática.

As regras para sistemas de alto risco do Anexo III (entre eles, alguns usos no emprego, na educação e no acesso a apoios e serviços essenciais) foram adiadas. O Regulamento (UE) 2026/1744, publicado no Jornal Oficial a 24 de julho de 2026, passou essa data para 2 de dezembro de 2027. Um assistente de horários fica fora. Um sistema que ordene candidatos a um emprego pode vir a ser abrangido.

Há instituições do setor social em Portugal a olhar para a IA?

Há, sobretudo por via da formação. A EAPN Portugal tem no site uma formação chamada «A Inteligência Artificial para melhorar a qualidade dos serviços nas IPSS». O Núcleo Distrital de Beja desta rede fez uma ação sobre o tema a 24 de março de 2025, noticiada pelo jornal A Planície. Outra sessão da EAPN chama-se «Ferramentas Práticas de IA no Setor Social».

Não encontrámos números públicos e fiáveis sobre quantas IPSS usam IA em Portugal, por isso não os apresentamos aqui.

Como começar quando o orçamento é apertado?

Comece por um processo só. O melhor candidato costuma ser aquele em que se perde mais tempo sem dados sensíveis pelo meio, como as perguntas repetidas ou as faturas de fornecedores. Antes de arrancar, escreva a métrica que vai dizer se valeu a pena; por exemplo, quantas perguntas ficam respondidas sem passar pela secretaria.

Uso	Dados envolvidos	Cuidado principal
Perguntas frequentes no site ou WhatsApp	Informação pública da instituição	Aviso de IA; passagem para uma pessoa
Relatórios e candidaturas	Números agregados	Revisão humana antes de enviar
Resumo de atas	Documentos internos	Tirar nomes de utentes; serviço com contrato
Faturas de fornecedores	Dados de empresas	Aprovação antes do lançamento
Quotas de sócios	Nome, contacto, valores	Acesso só às tabelas necessárias
Processos de utentes, saúde, menores	Categorias especiais	Nada sem avaliação prévia nem contrato

Passemos aos preços da RTC. A implementação paga-se uma vez: desde 150 € + IVA para um assistente no site ou no WhatsApp, desde 499 € + IVA para agentes ligados ao software de gestão. A subscrição mensal do módulo de IA custa desde 20 €/mês + IVA, com suporte básico incluído e período mínimo de 12 meses. Os tokens pagam-se à parte, em packs desde 20 € + IVA, ou com um contrato de consumo ilimitado negociado caso a caso.

Há uma condição que pesa numa instituição com pouco dinheiro. A subscrição só começa depois do piloto, e só se o piloto atingir a métrica combinada por escrito; se não atingir, não arranca (a implementação paga não é devolvida). O diagnóstico é gratuito. Chega até uma semana depois da reunião. O piloto fica a funcionar ao fim de 15 dias, contados da aprovação da proposta e do acesso aos dados.

No software de gestão, a RTC é parceira oficial da Cegid PHC, da ZoneSoft, da XD, da Wintouch e da Sysdev (MSS e Syslog Mobile). Com o Primavera, o Sage e outros programas, trabalha por acesso autorizado aos dados ou pela API do fabricante. O agente tem conta própria. Só vê as tabelas necessárias, só grava com autorização escrita e deixa histórico de tudo o que fez. O serviço está descrito em Empresas AI First e o resto do trabalho de IA em inteligência artificial.

Perguntas frequentes

Uma IPSS pode usar um assistente de IA gratuito?

Pode, para textos sem dados pessoais: um convite, o rascunho da newsletter, a reescrita de um aviso. Com dados de utentes, não. Aí é preciso um serviço com contrato de tratamento de dados e, se houver dados de saúde, uma avaliação prévia.

O assistente no WhatsApp tem de dizer que é uma IA?

Tem. O artigo 50.º do AI Act obriga a avisar a pessoa de que está a falar com uma IA, salvo quando isso é evidente, e esta regra já se aplica desde 2 de agosto de 2026. Basta uma frase clara no início da conversa.

A IA pode escolher os utentes para uma vaga?

Não deve. O RGPD dá às pessoas o direito a não ficarem sujeitas a decisões só automáticas com efeitos sérios. A IA pode, quando muito, organizar a informação para a equipa técnica decidir.

Quanto custa começar?

Um assistente de perguntas frequentes custa desde 150 € + IVA de implementação, mais a subscrição desde 20 €/mês + IVA (com suporte básico e mínimo de 12 meses) e os tokens à parte, em packs desde 20 € + IVA. A subscrição só arranca depois do piloto e se ele cumprir a métrica escrita.

Quer saber que processo compensa na sua instituição? Peça o diagnóstico gratuito em contactos ou pelo WhatsApp (sem custo de chamada; aplica-se o tarifário de dados do seu operador).