Assinatura digital qualificada: o que é, quando é obrigatória e como obter

A assinatura digital qualificada é a única assinatura eletrónica que a lei trata como igual à assinatura à mão. Mais nenhuma. Em Portugal, consegue-a com o Cartão de Cidadão, com a Chave Móvel Digital ou com um certificado qualificado comprado a uma entidade certificadora. Uma empresa precisa dela para assinar contratos à distância, entregar propostas em concursos públicos e, em breve, para que as faturas em PDF continuem a valer como faturas eletrónicas. Este guia explica o que é, quando é obrigatória e como a obter, sem confundir assinatura com selo.

Em resumo

• Pelo Regulamento europeu eIDAS, há três níveis de assinatura eletrónica: simples, avançada e qualificada. Só a qualificada tem o mesmo efeito legal de uma assinatura manuscrita.
• Uma imagem da assinatura colada num PDF não é assinatura qualificada.
• Para uma pessoa, chega o Cartão de Cidadão ou a Chave Móvel Digital, com a assinatura ativada.
• Para assinar em nome da empresa, junta-se a qualidade de gerente ou administrador. Para faturar em volume, a ferramenta certa é o selo eletrónico qualificado, que é da empresa e não de uma pessoa.
• Pela lei em vigor, a partir de 1 de janeiro de 2027 uma fatura em PDF só vale como fatura eletrónica com assinatura ou selo qualificado. A proposta de Orçamento do Estado para 2027 adia esse prazo para o fim de 2027.

O que é uma assinatura digital qualificada

O quadro legal é o Regulamento (UE) n.º 910/2014, conhecido por eIDAS. Distingue três níveis.

1. Assinatura eletrónica simples: qualquer marca eletrónica num documento, como um nome no fim de um email.
2. Assinatura eletrónica avançada: ligada de forma única ao signatário, que permite identificar, criada com dados que só ele controla e ligada ao documento para detetar qualquer alteração posterior.
3. Assinatura eletrónica qualificada: uma assinatura avançada criada com um dispositivo qualificado e baseada num certificado qualificado, emitido por um prestador qualificado de serviços de confiança.

A diferença está na lei. Pelo artigo 25.º do eIDAS, só a qualificada tem efeito equivalente ao de uma assinatura manuscrita, e é reconhecida em todos os Estados-Membros. As outras não podem ser recusadas só por serem eletrónicas, mas o seu valor fica sujeito a prova e pode ser contestado.

«Assinatura digital qualificada» e «assinatura eletrónica qualificada» são, na prática, a mesma coisa. O regulamento usa a segunda expressão.

Assinatura qualificada ou selo eletrónico qualificado?

É a confusão que mais dinheiro faz perder às empresas que faturam muito.

A assinatura pertence sempre a uma pessoa singular. Identifica aquela pessoa e vincula-a ao documento, em nome próprio ou como representante.

O selo é outra coisa. Pertence a uma pessoa coletiva, a empresa, e garante que o documento saiu dela e que não foi alterado. Ninguém fica pessoalmente preso a ele, e por isso é o instrumento certo para documentos que a empresa emite em quantidade, como as faturas. Pelo artigo 35.º do eIDAS, um selo qualificado beneficia da presunção de integridade dos dados e de correção da origem.

	Assinatura qualificada	Selo eletrónico qualificado
De quem é	De uma pessoa	Da empresa
Serve para	Contratos, procurações, propostas, declarações	Faturas e outros documentos emitidos em série
Se a pessoa sair da empresa	Deixa de poder assinar por ela, depois de atualizado o registo ou revogado o certificado	Nada muda
Uso automático no software	Pouco prático	É para isso que existe

Como obter uma assinatura digital qualificada

Há quatro caminhos. Os dois primeiros servem pessoas e a assinatura não tem custo adicional; os outros dois servem melhor empresas e profissionais.

Primeiro caminho: o Cartão de Cidadão

O Cartão de Cidadão traz um certificado de assinatura qualificada, que tem de ser ativado. Precisa de um leitor de cartões, de um programa de assinatura, como a aplicação Autenticação.gov, e do PIN de assinatura. É a opção de quem assina pouco e quase sempre no mesmo computador. Serve para assinar em nome próprio.

Segundo caminho: a Chave Móvel Digital

A Chave Móvel Digital também permite assinar documentos, depois de ativar a funcionalidade de assinatura no portal Autenticação.gov. Não precisa de leitor. Confirma-se com o PIN e um código enviado para o telemóvel. Para quem assina fora do escritório, é a forma mais prática.

Terceiro caminho: um certificado qualificado comprado

As entidades certificadoras emitem certificados qualificados de assinatura. Ficam num dispositivo ou na nuvem. A versão na nuvem permite assinar de qualquer computador, sem cartão. É o caminho habitual para quem assina muito, para quem precisa de ligar a assinatura a um programa e para profissões com certificados próprios.

Quarto caminho: o selo eletrónico qualificado da empresa

Emitido em nome da sociedade por uma entidade certificadora, depois de verificar a empresa e quem a representa. Instala-se no software de faturação, que sela cada documento no momento em que o emite. Ninguém carrega em botões.

Assinar em nome da empresa com o Cartão de Cidadão

A assinatura do Cartão de Cidadão ou da Chave Móvel Digital prova quem é a pessoa. Não prova que é gerente.

É um passo extra. Para assinar na qualidade de gerente, administrador ou procurador, a pessoa associa essa qualidade à sua assinatura através do Sistema de Certificação de Atributos Profissionais (SCAP), no portal Autenticação.gov. Desde 1 de janeiro de 2021 (Portaria n.º 305/2020), este caminho permite assinar faturas eletrónicas em nome da empresa. Foi pensado para atos isolados ou para quem emite poucas faturas. Com volume, o selo integrado no software dá muito menos trabalho.

Quando é obrigatória

Faturas em PDF

O Decreto-Lei n.º 28/2019 só considera fatura eletrónica o documento cuja origem e integridade fiquem garantidas por assinatura eletrónica qualificada, selo eletrónico qualificado ou troca eletrónica de dados (EDI). As faturas em PDF simples têm sido aceites por um regime transitório, prorrogado várias vezes.

Pela lei em vigor, o Orçamento do Estado para 2026, essa aceitação termina a 31 de dezembro de 2026. A proposta de Orçamento do Estado para 2027 (Proposta de Lei n.º 110/XVII, entregue no Parlamento a 8 de outubro de 2026) prolonga-a até 31 de dezembro de 2027. A data ainda pode mudar. Confirme a data final depois da votação do Orçamento. O detalhe está no artigo sobre faturação eletrónica, SAF-T e ATCUD.

Concursos públicos

Nas plataformas eletrónicas de contratação pública, os documentos das propostas são assinados com assinatura eletrónica qualificada. Quem concorre com frequência deve ter isto resolvido antes de abrir o procedimento, não no último dia do prazo.

Contratos e documentos à distância

Não é obrigatória para todos os contratos. Mas, quando o documento tem de valer como se fosse assinado à mão sem ninguém se deslocar, a qualificada é a que dá essa segurança.

Como confirmar que uma assinatura é qualificada

Os prestadores qualificados de serviços de confiança constam da Lista Confiável da União Europeia. É pública. Antes de comprar um certificado, confirme lá o estatuto de quem o emite. Para verificar um documento já assinado, use um validador de assinaturas, como o que as entidades certificadoras disponibilizam. Mostra quem assinou, quando, e se o documento foi alterado depois.

Erros que encontramos nas empresas

• A imagem da assinatura colada no PDF, tratada como se fosse assinatura digital.
• O selo da faturação emitido em nome de um funcionário, em vez da empresa.
• O certificado instalado no portátil de uma só pessoa, sem cópia nem procedimento para quando ela está de férias.
• A validade do certificado que ninguém apontou, e a faturação parada no dia em que expira.
• Um certificado barato que não é qualificado, descoberto só quando alguém recusa o documento.

Como ajudamos

A RTC é parceira da DigitalSign, entidade certificadora portuguesa. Não emitimos certificados: isso cabe à entidade certificadora. Tratamos do resto. Ajudamos a escolher entre assinatura e selo, e fornecemos e instalamos o certificado. Depois integramo-lo no software de faturação, seja o Cegid PHC ou os pontos de venda que trabalhamos, e vigiamos as renovações. Tudo isto está na página de certificados digitais.

Perguntas frequentes

O que é uma assinatura digital qualificada?

É a assinatura eletrónica com mais força legal, acima da simples e da avançada. Junta duas peças: um certificado qualificado, emitido por um prestador de confiança qualificado, e um dispositivo qualificado, como o Cartão de Cidadão ou a Chave Móvel Digital. Pelo regulamento europeu eIDAS, tem o mesmo efeito de uma assinatura à mão em toda a União Europeia. Nenhuma outra tem esse efeito.

Como validar uma assinatura digital?

Abra o PDF no Adobe Acrobat Reader e veja o painel de assinaturas. Lá vê quem assinou, a que horas e se o documento mudou depois. Para confirmar que a assinatura ou o selo são qualificados, a Comissão Europeia disponibiliza uma ferramenta de validação baseada no regulamento eIDAS. Uma imagem colada não passa.

A assinatura com o Cartão de Cidadão é qualificada?

É. O certificado de assinatura do Cartão de Cidadão é qualificado, e a assinatura com a Chave Móvel Digital também, desde que a funcionalidade esteja ativada. Ambas identificam a pessoa; para assinar em nome da empresa, junta-se a qualidade profissional pelo SCAP.

Quanto custa uma assinatura digital qualificada?

Depende do caminho. Com o Cartão de Cidadão ou a Chave Móvel Digital, a assinatura não tem custo adicional: vem com o cartão ou com a chave, basta ativá-la. Um certificado qualificado de uma entidade certificadora, ou um selo de empresa, é pago e o preço depende do tipo, da validade e do suporte. No orçamento, o certificado e o trabalho de integração aparecem sempre separados, para se perceber o que é da entidade certificadora e o que é nosso.

Posso assinar as faturas com o meu Cartão de Cidadão?

Pode, com a qualidade de gerente ou administrador associada pelo SCAP. Serve para quem emite poucas faturas. Com dezenas por dia, a assinatura uma a uma torna-se um problema, e o selo integrado no software resolve-o.

Uma assinatura digitalizada é válida?

Uma imagem da assinatura num PDF é, no máximo, uma assinatura eletrónica simples. Não tem o efeito legal de uma assinatura manuscrita nem garante que o documento não foi alterado.

Qual é a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrónica?

São quase sinónimos. «Assinatura eletrónica» é o termo legal e abrange os três níveis. «Assinatura digital» é como se costuma chamar à assinatura feita com um certificado. Quando a lei exige efeito igual ao da assinatura à mão, o que conta é ser qualificada.

Precisa de assinar faturas ou documentos em nome da empresa e não sabe por onde começar? Fale connosco. A primeira reunião, presencial ou online, não tem custo.