Certificados digitais, assinatura e selo qualificados para empresas

Nota de âmbito. A RTC é uma empresa de serviços de informática e não é sociedade de advogados. Esta página é informação de carácter geral, com as fontes identificadas, e não substitui o parecer do jurista ou do contabilista certificado da sua empresa. A RTC também não é entidade certificadora: não emite certificados, é parceira de quem emite.

O prazo que muda isto para toda a gente

Durante anos, mandar a fatura em PDF por email resolveu o assunto. A lei foi aceitando o PDF como fatura eletrónica, prorrogação atrás de prorrogação, e criou-se o hábito.

A Lei n.º 73-A/2025, o Orçamento do Estado para 2026, manteve essa aceitação até 31 de dezembro de 2026. A partir de 1 de janeiro de 2027, para um documento eletrónico valer como fatura eletrónica, tem de levar assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico qualificado, ou circular por EDI.

Na mesma data cai outra coisa, e apanha muita empresa da região: a faturação eletrónica estruturada nas vendas ao Estado passa a abranger as micro, pequenas e médias empresas, ao abrigo do Decreto-Lei n.º 111-B/2017 com as alterações posteriores. As grandes já cumprem desde 2021. Quem fatura a uma câmara, a uma junta, a um agrupamento de escolas ou a um centro de saúde tem aqui trabalho a fazer.

Sejamos honestos sobre uma coisa: este prazo já foi adiado várias vezes e pode voltar a sê-lo. Não é argumento para não fazer nada. É argumento para fazer com calma agora, em vez de fazer à pressa em dezembro, que é quando isto costuma acontecer e quando os preços e os prazos de toda a gente pioram.

Assinatura, selo, e a confusão que custa dinheiro

O Regulamento (UE) n.º 910/2014, conhecido por eIDAS, é o quadro europeu destas coisas. Distingue três níveis de assinatura eletrónica: simples, avançada e qualificada. Só a qualificada tem, pelo artigo 25.º, o mesmo efeito legal de uma assinatura manuscrita. Colar uma imagem da assinatura num PDF não é nada disto, por muito parecido que fique.

E depois há a distinção que mais dinheiro faz perder por ser ignorada:

A assinatura eletrónica é de uma pessoa singular. Identifica e vincula aquela pessoa. Serve para contratos, atas, declarações, propostas, tudo o que alguém assina em nome próprio ou como representante.

O selo eletrónico é de uma pessoa coletiva. Identifica e vincula a empresa, não um funcionário. Um selo qualificado dá, além disso, presunção de integridade do documento e de correção da origem.

Para faturação, o instrumento certo é quase sempre o selo, emitido em nome da sociedade. Quem emite mil faturas por mês não quer que fiquem todas assinadas em nome de uma pessoa que amanhã sai da empresa, muda de funções ou está de férias. Vemos este erro montado com frequência, e sai caro corrigi-lo depois de um ano de faturação emitida.

Há ainda o selo temporal, que prova que um documento existia numa determinada data e hora. É o que resolve discussões sobre quem entregou o quê primeiro, e é útil em concursos, em prazos contratuais e em arquivo de longa duração.

O que faz falta saber sobre validade a longo prazo

Um documento assinado hoje tem de continuar a poder ser verificado daqui a cinco ou dez anos, quando o certificado que o assinou já expirou há muito. É para isso que existem os formatos de assinatura com validação a longo prazo e o carimbo temporal.

Isto interessa mais do que parece a quem tem obrigações de conservação: a documentação fiscal tem de ficar acessível durante anos, e não vale de nada ter os ficheiros se a assinatura já não se consegue validar. É uma das perguntas que fazemos no diagnóstico e que quase ninguém fez antes.

O que aí vem: eIDAS 2 e a carteira europeia

O Regulamento (UE) 2024/1183 alterou o eIDAS e criou o quadro europeu da identidade digital, com a carteira europeia de identidade digital. Na prática, caminha-se para um mundo em que a identificação e a assinatura passam pelo telemóvel, com reconhecimento em todos os Estados-Membros.

Não é urgente para uma PME de Trás-os-Montes esta semana. É a razão pela qual não vale a pena montar hoje soluções fechadas e caseiras de assinatura: o caminho é o dos serviços de confiança qualificados, que são os que vão continuar a ser reconhecidos.

A ligação à NIS2 que quase ninguém faz

Há um ponto que junta este tema ao da cibersegurança, e que interessa a quem já anda a responder a questionários de fornecedores. Os prestadores qualificados de serviços de confiança são entidades essenciais independentemente da sua dimensão. Não é uma opinião: é como o regime está construído.

Consequência prática para si: quando escolhe a origem dos seus certificados, está a escolher um fornecedor que está ele próprio sujeito a obrigações reforçadas de segurança e de notificação de incidentes. É um dos poucos casos em que a cadeia de abastecimento joga a seu favor sem esforço, e é um argumento que se usa bem num questionário de segurança. Temos a página da NIS2 explicada, com o teste de âmbito e os prazos reais.

Somos parceiros da DigitalSign

A DigitalSign é uma entidade certificadora portuguesa, e a RTC consta da sua lista pública de parceiros. Isso quer dizer que o certificado que lhe fornecemos vem de quem o emite, com o estatuto que tem de ter, e que do lado de cá tem alguém na região a tratar do resto.

Um conselho que damos mesmo a quem não nos compre: antes de comprar um certificado a quem quer que seja, confirme o estatuto de prestador qualificado. Esse estatuto é público e verificável na Lista Confiável da União Europeia. Um certificado que não seja qualificado pode custar menos e não servir para o efeito legal que precisa, e só vai descobrir isso quando alguém recusar o documento.

O que fazemos, em concreto

Escolher o certificado certo. Assinatura de pessoa singular, selo de empresa, selo para faturação, autenticação, selo temporal. A escolha depende de quem assina, do que se assina e do volume. Meia hora de conversa evita comprar o instrumento errado.

Fornecer e instalar. Incluindo a parte chata da verificação de identidade e da emissão, e a decisão entre certificado em dispositivo físico e certificado em nuvem, que muda tudo em termos de quem consegue assinar e de onde.

Integrar no software de faturação. É aqui que está o trabalho e é aqui que a maioria dos projetos falha. Um selo integrado sela cada documento no momento em que é emitido, sem intervenção humana. Fazemos essa integração no Cegid PHC e nos pontos de venda que trabalhamos, ZoneSoft, XD Software e Wintouch. Somos a mesma empresa que lhe monta o certificado e que conhece o ERP, o que evita a conversa em que dois fornecedores explicam um ao outro de quem é a culpa.

Vigiar as renovações. Um certificado tem data de fim. Quando expira sem ninguém dar por isso, os documentos deixam de ser selados e a faturação pode parar, sempre no pior dia. Registamos as validades e avisamos com antecedência. É a parte menos vistosa do serviço e é a que mais problemas evita.

Preparar a faturação ao Estado. Para quem vende a entidades públicas e vai passar a ter de emitir fatura eletrónica estruturada, o trabalho não é só o certificado: é o formato, o canal de envio e o teste com a entidade do outro lado antes de janeiro.

Os erros que encontramos montados

O certificado instalado no portátil de uma pessoa, sem cópia nem procedimento, que sai de férias em agosto. O selo emitido em nome de um funcionário em vez da empresa. A validade que ninguém aponta em lado nenhum. O cartão de cidadão usado como solução de faturação, que serve para a pessoa e não para a sociedade. E o clássico: a assinatura em imagem colada no PDF, que durante anos ninguém questionou porque o PDF simples era aceite de qualquer maneira. A partir de 2027 deixa de ser.

Por onde começar

Quinze minutos chegam para saber o que a sua empresa vai precisar: quem assina, o que assina, quantas faturas emite por mês, se fatura ao Estado e que software usa. O diagnóstico é gratuito e dá uma resposta concreta, com o tipo de certificado e o trabalho de integração separados no orçamento. Todos os valores que indicamos são para empresas e não incluem IVA.

Veja também as nossas parcerias, o pilar de software de gestão e a página da NIS2.