5 sinais de que a sua empresa precisa de consultoria IT

A consultoria informática costuma entrar nas empresas pela porta errada: depois de um disco falhar, depois de uma fatura falsa ser paga, depois de o programa de faturação deixar de abrir na véspera do fecho do mês. Nessa altura já é resgate, e sai bem mais caro do que uma revisão feita a tempo.

Os sinais aparecem muito antes disso. São banais, toda a gente convive com eles há anos, e é exatamente por isso que passam despercebidos. Deixamos cinco, cada um com uma forma de o testar na sua empresa esta semana, sem contratar ninguém e sem instalar nada.

1. O arranque dos computadores já dá para ir buscar um café

Ligar o posto de trabalho e esperar dois ou três minutos até conseguir escrever a primeira linha parece um detalhe sem importância. Faça as contas. Use os seus números. Três minutos por dia, em 250 dias úteis, dão 12 horas e meia por pessoa por ano. Numa equipa de dez pessoas são 125 horas, o equivalente a três semanas de trabalho passadas a olhar para um ecrã de arranque.

Como testar: num dia normal, cronometre o tempo entre carregar no botão e ter o programa de gestão aberto e utilizável. Repita em três postos, incluindo o mais antigo. Média acima de dois minutos? Então o problema já não é impressão de ninguém.

Há um segundo problema por baixo deste. Vê-se menos. Máquinas lentas são quase sempre máquinas velhas, e máquinas velhas correm sistemas fora de suporte: o Windows 10 deixou de receber atualizações de segurança a 14 de outubro de 2025, e o Windows Server 2016 chega ao fim do suporte alargado a 12 de janeiro de 2027. Um posto sem atualizações passa a ser a porta mais fácil da empresa.

2. Existe uma folha de cálculo que ninguém pode fechar

Quase todas as empresas têm uma. Começou por ser um mapa provisório para controlar encomendas ou horas, foi crescendo com abas, cores e fórmulas, e hoje sustenta uma parte do negócio que nenhum programa cobre. Está guardada no ambiente de trabalho de alguém e é atualizada à mão.

Como testar: pergunte a quem trata dessa folha o que acontece se ela desaparecer amanhã de manhã. Se a resposta envolver a expressão "tenho uma cópia algures", tem duas fragilidades ao mesmo tempo: um processo crítico sem sistema e um ficheiro crítico sem cópia de segurança.

O Excel não é o vilão. O problema é outro. Uma folha de cálculo não guarda histórico de quem alterou o quê, não impede duas pessoas de gravar por cima uma da outra, e não avisa quando uma fórmula deixa de apanhar a última linha. Escrevemos sobre esta passagem em sair do Excel sem partir o que funciona e sobre o momento certo para dar o salto em quando a sua PME precisa de um ERP.

3. Ninguém sabe quando foi o último restauro testado

Este é o sinal mais perigoso da lista, porque a empresa costuma estar convencida do contrário. Ter cópias e conseguir recuperar são coisas diferentes. Muito diferentes. A cópia pode estar a correr todas as noites e a gravar uma pasta que já ninguém usa. Pode estar a gravar para um disco ligado ao mesmo servidor, o que a torna inútil contra ransomware, porque o ataque cifra os dois. Pode ainda estar a falhar há sete meses com um aviso que vai para uma caixa de correio que ninguém abre.

Como testar: peça o restauro de um ficheiro concreto, apagado há três meses, de uma pasta concreta. Cronometre. Se ninguém conseguir dizer em quanto tempo o consegue, ou se a resposta demorar mais de um dia, a sua empresa não tem cópias de segurança: tem a esperança de as ter.

A regra de referência continua a ser a 3-2-1, com a evolução 3-2-1-1-0 que acrescenta uma cópia imutável e a exigência de zero erros na verificação. Explicámos as duas em cópias de segurança 3-2-1 para PME, e o lado do ataque em como proteger a empresa de ransomware.

4. As decisões de gestão esperam pelo fecho do mês

Uma empresa que só sabe como correu setembro a meio de outubro está a conduzir a olhar para o espelho retrovisor. As decisões que dependem de números, subir um preço, cortar uma referência sem rotação, contratar mais um par de mãos, ficam sempre um mês atrás do que está a acontecer.

Como testar: escolha uma pergunta simples de gestão e cronometre a resposta. Qual foi a margem do produto ou serviço mais vendido no mês passado? Que clientes compraram menos do que no ano anterior? Se obter o número exige alguém exportar dados para uma folha de cálculo e trabalhá-los à mão durante uma tarde, os dados existem. Falta a estrutura à volta deles.

Boa parte deste trabalho não obriga a mudar de software. Obriga a arrumar o que já lá está: categorias coerentes, tabelas de preços sem duplicados, campos preenchidos por regra e não por hábito, e depois relatórios que chegam sozinhos ao email de quem decide.

5. Se o João estiver de férias, ninguém mexe naquilo

Toda a empresa tem alguém que percebe mais de computadores do que os outros. Nem é a função dela. Foi ganhando o papel porque resolvia, e ao fim de alguns anos é a única que sabe a password do router, onde está a licença do programa de faturação e porque é que aquela impressora tem de ser ligada antes do computador.

Como testar: peça uma lista escrita dos acessos críticos. Tudo. Quem tem administrador no servidor, quem consegue entrar no portal do alojamento do site, quem recebe o código de dupla autenticação da conta bancária e do Portal das Finanças. Se essa lista não existir em papel ou num gestor de passwords partilhado, a empresa tem um risco de continuidade que não depende de tecnologia nenhuma.

Isto raramente se resolve despedindo ou substituindo essa pessoa. Resolve-se ao contrário. Tira-se-lhe o peso de cima: documentar, distribuir acessos, e ter uma equipa externa de retaguarda para as noites, as férias e os dias em que aparecem duas avarias ao mesmo tempo. É o que fazemos nas nossas avenças de assistência informática.

Reviu-se em dois ou mais? Por onde começar

Não é preciso um projeto grande nem um orçamento aprovado em assembleia. A ordem que costumamos seguir com clientes novos é esta, e a primeira semana já resolve a parte mais urgente.

1. Inventário. Que máquinas existem, que idade têm, que sistema correm, que programas dependem de quê. Uma tarde chega para uma empresa de vinte postos.
2. Teste de restauro. Antes de melhorar as cópias de segurança, provar se as atuais funcionam. É o teste mais barato com maior retorno.
3. Revisão de acessos. Quem entra onde, com que password, e o que acontece a cada acesso quando alguém sai da empresa.
4. Lista de prioridades com valores. O que é urgente, o que pode esperar seis meses, e quanto custa cada um. Sem isto, qualquer proposta é um salto de fé.

O que a consultoria informática não é

Vale a pena dizer também o que não deve esperar, porque este mercado promete de mais. Não é comprar por comprar. Também não passa por substituir todo o software num fim de semana, nem por um relatório de sessenta páginas que fica na gaveta, e também não é ter alguém a fazer turnos na sua empresa quando o volume de trabalho não justifica um informático a tempo inteiro.

É olhar para o que já existe, perceber onde é que a tecnologia está a travar o trabalho das pessoas, e resolver pela ordem do que mais dói. Só isso. Muitas vezes a primeira intervenção que faz diferença custa menos do que a empresa gastou no último ano em chamadas de emergência. Os valores de mercado, para poder comparar propostas, estão reunidos em quanto custa suporte informático a empresas em Portugal.

Falar connosco

A RTC trabalha com empresas de Bragança, de Trás-os-Montes e do resto do Norte e Centro do país. Vamos lá. Ou ligamo-nos por acesso remoto. Se se reviu em dois ou mais destes sinais, o primeiro contacto, sem custo, serve exatamente para isto: uma conversa, uma visita de cerca de 90 minutos ou uma sessão remota, e uma lista honesta do que vale a pena fazer primeiro. Se a conclusão for que não precisa de nós para já, dizemos isso também.