A sua PME já saiu do Excel: sinais de que precisa de um ERP (como o Cegid PHC)

Muitas empresas crescem em cima de folhas de cálculo. Um Excel para as vendas, outro para o stock, um terceiro para a faturação, e a contabilidade à parte. Funciona, até deixar de funcionar. Quando os dados deixam de bater certo e ninguém sabe qual é a versão boa do ficheiro, chegou a altura de pensar num ERP. Neste guia explicamos o que é, quais os sinais de alarme a que deve estar atento, e onde entra um sistema como o Cegid PHC.

O que é um ERP, em linguagem simples?

ERP significa sistema de gestão integrado. Em vez de ter a informação espalhada por vários programas e ficheiros, um ERP junta tudo (vendas, compras, stock, faturação, tesouraria) numa só base de dados. Quando regista uma venda, o stock desce, a fatura é emitida e a contabilidade fica atualizada, sem ter de reescrever os mesmos dados em três sítios.

Que sinais indicam que a sua PME já saiu do Excel?

Raramente há um dia em que se decide mudar. Os sinais acumulam-se. Se se revê em vários destes, o Excel já não chega:

• Passa horas a copiar dados de um ficheiro para outro, e mesmo assim há erros.
• Não consegue saber o stock real sem ir contar à prateleira.
• Ninguém tem a certeza de qual é a versão mais atual de um ficheiro.
• Fechar as contas do mês é uma maratona de fim de semana.
• Depende de uma pessoa que "sabe onde está tudo", e fica cego quando ela falta.

O que muda quando passa para um ERP?

A mudança altera a forma de trabalhar, muito mais do que o programa. A tabela compara os dois modos de trabalhar.

Tarefa	Com folhas de cálculo	Com um ERP
Registar uma venda	Escrever em vários ficheiros	Uma vez, atualiza tudo
Saber o stock	Contagem manual	Em tempo real
Faturação e SAF-T	Manual, com risco de erro	Automático, certificado
Relatórios de gestão	Difíceis, desatualizados	Imediatos, fiáveis
Trabalho em equipa	Ficheiros duplicados	Partilhados, em segurança

Porquê o Cegid PHC para uma PME em Portugal?

O Cegid PHC é um dos ERP mais usados pelas empresas portuguesas, e por boas razões. Foi desenhado para a realidade fiscal do país. A faturação certificada, o ATCUD, o QR Code ou o SAF-T vêm tratados de origem, com as atualizações legais a chegarem pelo próprio sistema. É modular. A empresa começa pelo que precisa e cresce quando faz sentido, sem trocar de software.

Mudar de sistema não é arriscado?

É uma mudança que se prepara. Uma boa implementação começa por perceber como a empresa trabalha, migra os dados existentes com cuidado (clientes, artigos, histórico) e forma a equipa antes de desligar o antigo. O risco real está noutro lado: continuar a crescer em cima de ficheiros que já não dão conta do recado.

Perguntas frequentes

Uma empresa pequena precisa mesmo de um ERP?

Precisa quando a informação começa a andar espalhada e os erros custam tempo e dinheiro. Há configurações por medida para PMEs, que não exigem uma estrutura grande.

Quanto tempo demora a implementar o PHC?

Depende da dimensão e dos módulos, mas uma implementação bem planeada faz-se por fases, sem parar o negócio.

Consigo manter os meus dados atuais?

Sim. A migração dos dados existentes faz parte do processo de implementação.

Na RTC somos parceiros Cegid PHC desde 2009 e ajudamos as PMEs do Nordeste Transmontano a sair das folhas de cálculo com segurança, com implementação por fases e suporte de proximidade. Acha que a sua empresa já saiu do Excel? Fale connosco. A primeira visita, de cerca de 90 minutos, não tem custo.