Máquina de troco automático: a conta que ninguém publica, e a ligação ao POS que ninguém pergunta

Quem vende máquinas de troco automático fala em produtividade, segurança e higiene. Quem as compra quer saber uma coisa só: ao fim de quanto tempo é que isto se paga?

Procurámos essa resposta em português e não a encontrámos. Encontrámos folhetos, fotografias de equipamentos e listas de benefícios. Números, nenhuns.

Este artigo faz duas coisas que não existem em português. Primeiro publica os preços, incluindo a opção de renting, porque não se decide nada sobre orçamentos que ninguém mostra. Depois faz a conta. Não com os nossos números, que não servem para a sua casa, mas com os seus, e mostra onde é que essa conta engana. No fim explicamos a parte que quase nunca se discute antes da compra e é a que dá problemas depois: como é que a máquina fala com o software de faturação que já tem.

Os preços, que é o que ninguém publica

Procurámos preços de máquinas de troco em português. Encontrámos praticamente nada. Fora uma loja online com um equipamento de gama de entrada a 8.050 €, o setor inteiro responde "peça orçamento", o que obriga quem está a decidir a pedir três propostas antes de perceber sequer a ordem de grandeza do investimento.

Por isso publicamos os nossos. Estes são preços de venda ao público, a que acresce IVA à taxa legal em vigor, e dirigem-se a empresas e profissionais.

Equipamento	PVP (+IVA)
VNE MINI-CASH	5.500 €
VNE VIRTUO4	7.500 €
Glory CI-5	9.999 €
VNE CASH 2.2 (4BH+ASA8)	9.999 €

A diferença entre o modelo mais baixo e o mais alto não é capricho. Depende da capacidade de notas, da de moedas, da velocidade, do tipo de casa. Cada casa é um caso. Uma padaria com um turno e uma esplanada com trezentos cafés por dia não precisam de máquina igual, e vender o maior a quem precisa do menor é a forma mais rápida de estragar a conta que se segue.

Existe também renting, desde 4,99 € por dia mais IVA, sujeito a aprovação. Duas notas sobre esta frase. As duas contam. O "desde" quer dizer que 4,99 € é o ponto de partida da gama e que o valor depende do modelo e das condições. O "sujeito a aprovação" quer dizer o que parece. É uma operação de crédito e tem de ser aprovada como tal.

Falamos em valor diário porque é assim que o mercado comunica, mas o cálculo faz-se a trinta dias por mês. Aos 4,99 €, são 149,70 € por mês mais IVA. Guarde este número. É ele que muda a decisão, como se vê a seguir.

Os quatro números que só o senhor tem

A conta precisa de quatro entradas. Nenhuma delas se encontra na internet, e é por isso que ninguém publica esta análise: só quem tem a casa é que as sabe.

1. Quanto tempo demora o fecho de caixa, por turno

Conte o tempo real. Não o que acha. Do momento em que o último cliente sai até a folha estar fechada e o dinheiro guardado. Multiplique pelo número de turnos por dia.

2. Quanto se perde em diferenças de caixa, por mês

Vá aos últimos seis meses de fechos e some as diferenças, para cima e para baixo. Se não tem esse registo, já encontrou um problema que a máquina resolve e a conta não capta.

3. Quanto tempo se gasta a preparar e a levar depósitos ao banco

Incluindo a deslocação e a espera. Por semana.

4. Quanto custa uma hora da pessoa que faz isto

O custo real para a empresa, com encargos, não o valor do recibo de vencimento.

A conta, com um exemplo

Vamos usar uma casa imaginária, para se ver o mecanismo. Atenção. Os números seguintes são ilustrativos e servem só para mostrar as contas. Não são uma média do setor nem uma promessa.

Tome um restaurante com dois turnos, vinte minutos de fecho por turno, sessenta euros por mês em diferenças de caixa, uma hora por semana em depósitos e um custo de doze euros por hora.

O fecho de caixa dá quarenta minutos por dia, o que são cerca de vinte horas por mês. Os depósitos dão mais quatro. São vinte e quatro horas mensais a doze euros, ou seja, 288 € por mês em tempo. Junte os 60 € de diferenças e chega a 348 € por mês.

Nenhuma máquina elimina isto a cem por cento. Sendo prudente e assumindo que corta setenta por cento, ficam cerca de 244 € por mês de ganho real.

Comprar

Sobre o MINI-CASH, a 5.500 €, esse ganho paga o equipamento em cerca de vinte e três meses. Sobre um equipamento de 9.999 €, em cerca de quarenta e um meses. Quase o dobro. A escolha do modelo pesa tanto quanto a decisão de comprar, e às vezes mais.

Alugar

Aqui a conta muda de natureza. A 4,99 € por dia calculados a trinta dias, o renting fica em 149,70 € por mês. Contra um ganho estimado de 244 €, a diferença é positiva desde o primeiro mês, sem imobilizar capital nem esperar dois anos para saber se a decisão foi acertada.

Alugar nem sempre é melhor. Ao fim de cinco ou seis anos, quem comprou já não paga nada, quem aluga continua a pagar. O que dizemos é outra coisa, mais útil: a pergunta "tenho 5.500 € para isto?" é diferente da pergunta "isto poupa-me mais de 150 € por mês?", e a segunda responde-se com muito mais honestidade a partir dos seus próprios números.

Agora é a sua vez. Faça a mesma conta, com os seus quatro números. Se o ganho estimado não cobrir o valor do renting, a máquina ainda não é para si. Mais vale sabê-lo antes de assinar do que depois.

Onde é que esta conta mente

Uma conta de retorno ajuda a decidir. Não é uma verdade. Há três coisas que ela não capta, e duas delas costumam pesar mais do que o número.

O que ela ignora a seu favor

A fila que anda mais depressa à hora de ponta, o funcionário que deixa de contar dinheiro à frente do cliente, as notas falsas que a máquina recusa, a caixa que ninguém tem de conferir a olho ao fim da noite. Nada disto entra em euros. Tudo isto se sente.

O que ela ignora contra si

Os consumíveis. A manutenção. O contrato de assistência e, sobretudo, o que acontece no dia em que a máquina avaria a meio do serviço. Se a resposta for "fica-se sem caixa", o retorno calculado não vale nada. Esta pergunta vale mais do que qualquer folheto.

E o que ela ignora dos dois lados

A mudança de hábitos. Uma equipa que não é acompanhada nas primeiras semanas arranja maneira de contornar a máquina, e aí o retorno é zero com equipamento pago.

Com que software é que estas máquinas falam

Esta é a pergunta que devia vir antes do preço e vem quase sempre depois. Nos equipamentos que trabalhamos, a resposta é conhecida e escrevemo-la aqui em vez de a deixar para a proposta: todos integram com ZoneSoft, XD, Cegid PHC, Sage e Wintouch.

Duas ressalvas honestas, das que costumam aparecer só na fatura.

O integrador pode ter custo

A máquina falar com o software não é uma função que venha na caixa. É um componente à parte, e nalguns casos é uma linha própria no orçamento. Pergunte isso quando pergunta o preço do equipamento, não depois. Connosco, basta consultar-nos. Dizemos qual é o caso do seu software e da sua versão.

Se o seu software não estiver nesta lista, isso não fecha a porta

Temos equipa de desenvolvimento própria. Já construímos integradores para ligar estes equipamentos a programas que não vinham suportados de origem. Deixa de ser uma questão de compatibilidade, passa a ser uma questão de orçamento e de prazo, que é uma conversa muito diferente (e bastante mais fácil).

As perguntas a fazer a quem lhe vender a máquina

Isto vale para nós e para qualquer outro fornecedor. "É compatível" pode querer dizer três coisas muito diferentes. Pode significar que existe integração a sério, em que o total a pagar vai do software para a máquina e o troco volta para o talão sem ninguém escrever nada. Pode significar que existe um controlador para uma versão específica do software, e só para essa. Ou pode significar que alguém digita o valor no teclado da máquina. Isso funciona. Mas devolve metade do ganho de tempo que justificou a compra.

As perguntas que valem a pena fazer, por escrito, antes de assinar seja o que for:

• A integração é com a versão exata do software que tenho instalada hoje, ou com a versão mais recente?
• O integrador tem custo à parte, e está incluído nesta proposta?
• Quem assegura a integração quando o software for atualizado: o fabricante da máquina, o do software, ou ninguém?
• Como se comporta em pagamentos mistos, parte em numerário e parte em cartão, que é metade dos casos numa esplanada?
• E numa anulação ou devolução depois de o dinheiro já ter entrado?
• O fecho de caixa do software e o da máquina batem certo sozinhos, ou alguém tem de os reconciliar à mão todas as noites?
• Existe modo manual para continuar a faturar com a máquina em baixo?

Se quem lhe está a vender o equipamento não souber responder a estas, não é necessariamente má fé: é quase sempre porque vende a máquina e não conhece o software. É precisamente esse o vão onde os problemas moram.

Porque é que isto nos interessa a nós

A RTC está dos dois lados desta ligação. Trabalhamos as máquinas e trabalhamos também o software de faturação e de restauração que costuma estar do outro lado, o que significa que quando a ligação falha não há ninguém a quem apontar o dedo. Somos nós.

Não vendemos máquina sem saber o que está do outro lado do cabo. Se a conta não fecha, dizemos não. Ponto. Uma casa que fatura pouco em numerário, com um turno só e sem diferenças de caixa, não precisa de uma máquina de troco: precisa de outra coisa, e é mais útil dizer isso do que faturar um equipamento que vai ficar a apanhar pó.

Se quiser fazer esta conta acompanhado, o primeiro passo é o mesmo de sempre e não custa nada: vemos como está montada a caixa hoje, medimos os quatro números consigo e dizemos com franqueza se compensa.