Não apague nada e não reinstale nada. Os sinais de que uma conta foi comprometida, o que fazer nas primeiras horas, os prazos legais de comunicação que ninguém antecipa, e as cinco medidas que evitam a maior parte disto.
Se está a ler isto porque desconfia que alguma coisa se passa com o email da sua empresa, comece por aqui: não apague nada e não reinstale nada. É o erro mais caro das primeiras horas, porque destrói exatamente aquilo de que vai precisar para perceber o que aconteceu, e para provar o que aconteceu, se for preciso.
O resto deste artigo está dividido em duas partes. A primeira é para quem tem um problema agora. A segunda é para quem ainda não tem e quer continuar assim.
Raramente é óbvio. Quem entra numa caixa de correio alheia tem todo o interesse em não dar nas vistas, o valor está precisamente em ficar lá dentro a observar. Os sinais habituais são estes:
Regras de correio que ninguém criou. Mensagens de determinados remetentes a serem movidas automaticamente para uma pasta que ninguém abre, ou reencaminhadas para fora. É quase sempre a primeira coisa que fazem.
Respostas a mensagens que nunca enviou. Alguém agradece-lhe uma coisa que não escreveu, ou responde a um pedido que desconhece.
Um fornecedor a dizer que não recebeu o pagamento. E, quando se vai ver, o pagamento foi feito, para um IBAN que chegou por email e não era o dele.
Acessos de sítios estranhos. Sessões iniciadas a horas impossíveis ou de países onde não tem ninguém.
Mensagens enviadas que desapareceram. Se a pasta de enviados tem falhas, é porque alguém andou a limpar atrás de si.
Preserve. Não apague mensagens, não limpe pastas, não formate o computador, não desligue o servidor à bruta. Tudo isso destrói vestígios. Se puder, isole o equipamento da rede em vez de o desligar.
Corte o acesso. Mude a palavra-passe da conta afetada e (isto é o que muita gente esquece) termine as sessões abertas. Mudar a palavra-passe não expulsa quem já lá está dentro; só impede novas entradas.
Procure as regras. Verifique regras de reencaminhamento e de movimentação de mensagens, na conta afetada e nas outras. É por aí que a coisa continua depois de julgar que já resolveu.
Ative a autenticação em dois passos em todas as contas, não só na que foi comprometida.
Avise as pessoas certas. Se houve fatura com IBAN alterado, telefone ao fornecedor, não responda por email, porque pode estar a responder a quem provocou o problema. E avise o banco imediatamente: em transferências recentes há por vezes hipótese de travar.
Perceba o que foi visto. Uma caixa de correio de uma empresa tem quase sempre dados pessoais de clientes, trabalhadores ou fornecedores. Isso tem consequências legais, e prazos.
É a parte que apanha as empresas desprevenidas, já cansadas de resolver o problema técnico.
Se houve dados pessoais envolvidos, existe uma notificação a fazer à autoridade de proteção de dados em setenta e duas horas a contar do momento em que se teve conhecimento. Setenta e duas horas passam depressa quando se está a tentar repor o serviço.
Se a sua empresa estiver abrangida pelo novo regime jurídico da cibersegurança, há ainda um alerta a dar mais cedo, e um relatório a seguir. Nem todas as empresas estão abrangidas, mas o universo alargou-se muito, e há quem esteja sem saber.
E se houve crime (e numa fraude com transferência bancária houve) há queixa a apresentar. Guardar as provas nas primeiras horas é o que torna essa queixa útil.
A boa notícia é que a lista é curta e nenhuma destas medidas é cara.
Autenticação em dois passos, em todas as contas. Se só fizer uma coisa, faça esta. É a medida com melhor relação entre custo e proteção que existe, e trava a esmagadora maioria das tentativas, porque a palavra-passe deixa de ser suficiente.
Configurar o domínio corretamente. Há uma configuração no domínio de email que impede que qualquer pessoa envie mensagens que parecem vir da sua empresa. Muitas empresas portuguesas têm isto por fazer ou mal feito, e é uma das causas mais frequentes de fraude com fornecedores. Verifica-se em minutos.
Uma regra interna sobre alterações de IBAN. Nenhuma alteração de dados bancários de um fornecedor é aceite por email, ponto final. Confirma-se por telefone, para um número que já se tinha antes: nunca para o número que vem na mensagem.
Cópias de segurança do correio. Ao contrário do que muita gente julga, o correio eliminado numa organização do Microsoft 365 tem prazo para desaparecer. Se alguém apagou mensagens para esconder o rasto, esse prazo passa a ser o seu problema.
Falar com a equipa. A maior parte dos incidentes não é falha de tecnologia, é alguém enganado num dia mau. Meia hora de conversa com exemplos reais vale mais do que um manual que ninguém lê.
Fazemos as duas coisas. Antes, com o diagnóstico gratuito: olhamos para as contas, para a configuração do domínio, para as cópias de segurança, e dizemos-lhe o que está bem e o que não está, sem vender o que não precisa.
E depois, se já aconteceu: ajudamos a conter, a preservar as provas, a repor o controlo das contas, a cumprir as comunicações dentro do prazo e a fechar a porta por onde entraram. Não é preciso ter contrato connosco para nos ligar num momento destes.
Para quem prefere isto tratado em contínuo, faz parte das avenças de assistência, com tempo de resposta comprometido.
Este artigo descreve procedimentos gerais. Cada incidente tem circunstâncias próprias, e as obrigações de comunicação dependem do tipo de dados e do enquadramento da empresa, é isso que confirmamos consigo.
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