CRM para imobiliárias ligado ao Idealista e ao Imovirtual

Um CRM para imobiliárias é o programa que junta numa só base os imóveis angariados, os proprietários, os compradores com o seu perfil de procura, as visitas e os negócios, para que nenhum contacto se perca entre consultores.

Uma imobiliária trabalha com duas carteiras que se têm de encontrar: os imóveis, com os proprietários que os entregaram, e as pessoas que procuram casa, loja ou terreno. Quando cada consultor guarda a sua parte num caderno, numa folha de Excel ou no telemóvel, perdem-se contactos. Um interessado do Idealista fica três dias sem resposta, a visita de sábado não tem relatório e o proprietário liga a perguntar como vai a venda. E ninguém sabe responder.

Implementamos CRM para imobiliárias que querem ter tudo isto num só sítio, ligado aos portais, ao WhatsApp e à faturação. Pode ser um CRM de código aberto que adaptamos, como o EspoCRM, ou um sistema feito de raiz para a forma como a sua agência trabalha. A implementação começa nos 499 € + IVA.

O que o CRM faz numa imobiliária, do primeiro contacto à escritura

O CRM acompanha o negócio em três frentes: a angariação, os compradores e arrendatários, e o percurso até à escritura. Tudo começa na angariação. Ficam registados o proprietário, o imóvel com fotografias, as características, o preço pedido e o contrato de mediação imobiliária: data de assinatura, prazo, regime de exclusividade e remuneração acordada. O CRM avisa quando o prazo do contrato está perto do fim. Assim, a renovação discute-se a tempo, e não depois de o imóvel já ter passado para a agência do lado.

Do outro lado ficam os compradores e os arrendatários. Cada um tem um perfil de procura: zona, tipologia, preço máximo, se precisa de crédito. Entra um imóvel novo e o CRM mostra a quem pode interessar. O consultor decide se envia. Também pode ficar automático, com o envio por e-mail ou WhatsApp a quem tem perfil compatível e autorizou o contacto.

Segue-se o percurso do negócio. Visita, relatório da visita, proposta, contraproposta, contrato-promessa, escritura. Cada passo fica com data e com o nome de quem o fez. O gestor da agência vê em que fase está cada negócio sem ter de perguntar a ninguém.

Idealista e Imovirtual: os imóveis saem do CRM, os contactos voltam para lá

Ligamos o CRM aos dois portais. O imóvel é carregado uma vez, no CRM, e publicado nos portais a partir dali. Os pedidos de informação que chegam pelos anúncios entram no CRM sozinhos, associados ao imóvel do anúncio. Se o portal o permitir, as alterações de preço e de estado seguem também por este caminho, sem entrar no portal. A ligação depende do plano da agência em cada um.

É aqui que a maior parte das agências perde dinheiro sem dar por isso. Um contacto que chega por e-mail ao endereço geral, numa segunda-feira de manhã, fica atrás de quarenta outros. No CRM é diferente. Pode ficar configurado para seguir como tarefa para o consultor responsável pelo imóvel, com o anúncio ao lado. Outros portais e o site da própria imobiliária avaliam-se caso a caso, consoante o que cada um permite ligar.

Visitas marcadas pelo site e pelo WhatsApp

O interessado pode pedir a visita no anúncio do site da agência ou por mensagem de WhatsApp, a qualquer hora. O pedido cai na agenda do consultor, que o confirma. Na véspera segue um lembrete para o interessado e outro para o consultor. Visita desmarcada, horário livre.

Também implementamos chatbots de WhatsApp. Respondem às perguntas de sempre (se o imóvel ainda está disponível, quanto é o condomínio, se aceita animais) e passam a conversa a um consultor quando a pessoa quer marcar ou negociar. A conversa fica guardada na ficha do contacto, para que o consultor não volte a perguntar o que já foi respondido.

Comissões, consultores e o que o gestor vê

Numa agência com vários consultores, a comissão de cada negócio divide-se: quem angariou, quem vendeu, por vezes uma partilha com outra agência. O CRM faz as contas. Aplica as regras da casa e mostra o que cada consultor tem a receber, por negócio e por mês. Acaba a folha de cálculo paralela que só uma pessoa sabe abrir.

Para o gestor montamos painéis com os números que interessam a uma imobiliária: imóveis em carteira por estado, contratos a terminar nos próximos 30 dias, contactos por portal, visitas por consultor, tempo médio até à venda. Podem ter ligação a um modelo de linguagem de IA, para que possa perguntar em português corrente «quantos T2 vendemos este ano abaixo do preço pedido?» e ter a resposta tirada dos seus dados, sem montar relatórios.

O que a lei pede a uma imobiliária e onde o CRM ajuda

O contrato de mediação imobiliária tem de ser escrito, no modelo da Portaria n.º 228/2018 ou noutro validado pelo IMPIC (artigo 16.º da Lei n.º 15/2013). Sem prazo fixado, vale seis meses. O CRM guarda cada contrato com a data de fim, o regime de exclusividade e a remuneração, e avisa antes do fim do prazo. A agência tem de guardar cópia de cada contrato durante, pelo menos, cinco anos (artigo 20.º).

Há depois a lei do branqueamento de capitais (Lei n.º 83/2017), que inclui a mediação imobiliária nas entidades obrigadas. Entre outras obrigações, a agência tem de identificar os clientes e conservar os documentos durante sete anos. Todos os trimestres, comunica ao IMPIC as transações em que interveio e os arrendamentos com renda mensal a partir de 2 500 €. O CRM pode juntar essa informação ao negócio e preparar a lista do trimestre. O envio, no portal do IMPIC, continua a ser feito pela agência. A obrigação é dela.

Falta o RGPD. Definimos quem vê o quê: o consultor vê os seus contactos, o gestor vê todos e os documentos de identificação ficam com acesso mais restrito. Se formos nós a alojar ou a manter o CRM, assinamos consigo o contrato de subcontratação previsto no artigo 28.º do RGPD.

Como escolher um CRM para imobiliária: software pronto ou CRM adaptado?

Para escolher, compare cinco pontos: se liga aos portais que usa, se cobra por utilizador, se deixa exportar os dados, se liga à faturação e se guarda os contratos de mediação com prazo. Há em Portugal vários programas de software para imobiliárias, vendidos por assinatura mensal por utilizador. Para uma agência pequena que trabalha da forma que esses programas preveem, podem chegar. Dizemos-lho na primeira conversa.

A situação muda quando a agência precisa do que um produto fechado não faz. Ligar ao ERP, por exemplo. Ter o WhatsApp da agência dentro do CRM. Juntar a mediação a outra atividade, como obras, gestão de arrendamentos ou intermediação de crédito. Ou simplesmente ficar dona dos dados e do sistema, sem pagar por cada consultor novo. É aí que trabalhamos: adaptamos o EspoCRM ou desenvolvemos um CRM próprio, e os dados são seus; no desenvolvimento próprio, o código também.

Ligado à faturação e ao ERP

Quando o negócio fecha, a fatura da comissão não devia obrigar a escrever outra vez o nome, o NIF e o valor. Ligamos o CRM ao software de gestão da agência, seja o Cegid PHC, com que trabalhamos desde 2009, seja o Cegid Primavera, o Sage ou outro com forma de integração, para que a fatura nasça do negócio fechado. Sem escrever nada duas vezes. O mesmo vale para a central telefónica (se a central o permitir, a chamada que entra mostra a ficha de quem liga) e para a gestão documental, onde ficam os contratos digitalizados.

Quanto custa e onde fica alojado

A implementação de um CRM para imobiliária começa nos 499 € + IVA. É o valor mínimo. Cobre a instalação, a configuração dos estados e campos do imobiliário e a formação da equipa. Ligações aos portais, chatbot, painéis com IA e integração com o ERP orçamentam-se à parte, com preço fechado antes de começar.

O CRM pode ficar num servidor da sua agência ou alojado e mantido por nós, em centros de dados de parceiros na União Europeia. A escolha é sua. No segundo caso tratamos das cópias de segurança, das atualizações e da assistência. Trabalhamos a partir de Bragança com empresas de todo o país; a implementação e a formação fazem-se à distância, e a reunião presencial combina-se quando faz sentido.

Por onde começar

Uma conversa de meia hora chega para perceber quantos consultores tem, que portais usa, onde estão hoje os contactos e o que se perde pelo caminho. A primeira reunião não tem custo. Marque-a pelos contactos. Se o que já usa servir e só precisar de ser bem configurado, dizemos-lhe isso. Para ver como o CRM se aplica a outros setores, há a página de sistemas de CRM.