Mobilidade ligada ao ERP: pré-venda, auto-venda e logística

Há um padrão que se repete em quase todas as empresas de distribuição que visitamos. O ERP está bem montado no escritório. E depois, a partir da porta para fora, tudo volta ao papel: a folha de encomendas do vendedor, o mapa de carga escrito à mão, o inventário em folha de cálculo, a guia que alguém lança à noite quando já não se lembra bem. É aí que se perde a margem, e é aí que aparecem as diferenças que ninguém consegue explicar no fim do mês.

Estas soluções resolvem esse troço. Não são um ERP novo: são o ERP a chegar ao terreno.

Pré-venda e auto-venda: MSS

O MSS, Mobile Sales System, da Sysdev, é uma aplicação de mobilidade para equipas comerciais e técnicas que funciona como extensão do ERP, em Android, iOS e Windows. Somos parceiros oficiais nas três frentes: fornecimento do software, implementação e suporte técnico.

O que cobre, na prática: prospeção e oportunidades de negócio, registo de visitas, pré-venda e auto-venda, catálogo digital com imagens, cobranças, confirmação de entregas, serviços técnicos no terreno, e supervisão com painéis para quem gere a equipa.

A distinção que mais interessa a quem distribui: na pré-venda, o vendedor visita, tira a encomenda e a mercadoria segue depois pela distribuição, com o documento já no ERP antes de o carro sair. Na auto-venda, a mercadoria já vai na carrinha, o vendedor descarrega, fatura no local e o stock do veículo acerta na hora. Quem vende bebidas, pão, congelados ou produto fresco conhece a diferença de cor.

O valor real não está na aplicação: está no que deixa de acontecer. O vendedor deixa de vender o que não há, porque vê o stock. Deixa de dar um desconto que não podia, porque as condições do cliente vêm do ERP. E deixa de haver a noite de lançamento de encomendas, com os erros de transcrição que vêm com ela.

Armazém em terminal: Syslog

O Syslog, da mesma casa, é a gestão de armazém em terminais portáteis, ligados em tempo real ao ERP. Também aqui somos parceiros oficiais em fornecimento, implementação e suporte técnico, e temos clientes com a solução de logística integrada com o Cegid PHC.

Cobre a receção de encomendas a fornecedores, o picking de encomendas de cliente, o packing, os inventários, a etiquetagem, a verificação de preços, as transferências entre armazéns, a recolha de dados de qualidade e a monitorização do armazém em tempo real.

Duas coisas mudam quando isto entra. A primeira é o inventário: passa de operação de fim de ano que fecha a empresa dois dias para contagem contínua feita com leitor. A segunda é o erro de expedição, que é o mais caro de todos, porque não se paga só na mercadoria, paga-se no cliente. Um picking confirmado por leitura de código de barras não manda a referência errada.

Do lado do equipamento: terminais portáteis com leitor integrado, Android 4.4 ou superior, ecrã de pelo menos cinco polegadas e três gigabytes de memória. Aconselhamos o modelo em função do uso, porque um terminal de armazém leva pancada e um tablet de vendedor passa o dia no carro.

Força de vendas e CRM: Wave Trade X

O Wave Trade X, da Wave Solutions, é uma plataforma de automatização da força de vendas com CRM e catálogo digital, para tablets Android e iOS e com portal web. Somos parceiros e fazemos a implementação e o suporte técnico, com várias integrações ao ERP PHC na área da pré-venda.

Cobre propostas e encomendas, criação e acompanhamento de potenciais clientes, planeamento de visitas, tarefas e agendamentos, pipeline de oportunidades, mapas e localização, e a análise de desempenho por vendedor e por zona.

É a escolha natural para quem tem uma equipa comercial com ciclo de venda mais longo, onde o que interessa não é só emitir a encomenda: é saber que visitas foram feitas, o que ficou prometido, e o que está no funil.

Onde é que estes projetos falham

Vale a pena dizer isto antes de vender seja o que for, porque é o que mais vezes corre mal.

Os dados do ERP não estão prontos. Artigos duplicados, unidades mal definidas, tabelas de preços que ninguém sabe explicar, descontos por cliente que só existem na cabeça de uma pessoa. A aplicação móvel expõe isso tudo à primeira semana, à frente do cliente. A primeira fase de um projeto destes é quase sempre arrumar dados, e nós dizemos isso à cabeça.

A rede do interior. No Nordeste, há rotas com troços sem cobertura decente. As soluções trabalham com dados locais e sincronizam quando há ligação, mas o comportamento em caso de sincronizações cruzadas tem de ser pensado antes, não depois. Nós conhecemos as estradas e sabemos onde o sinal cai.

Ninguém formou os vendedores. Um sistema que a equipa não domina volta ao papel em três semanas, e depois a culpa é do software. A formação não é um extra do orçamento, é parte do projeto.

Não há quem responda. Uma carrinha parada de manhã porque o terminal não sincroniza é faturação que não entra nesse dia. É por isso que o suporte tem de ter prazo escrito e preço ao lado, como está nas nossas avenças.

Porquê a RTC para isto

Porque a parte difícil não é a aplicação, é a integração, e é o trabalho que fazemos todos os dias. Temos em produção um middleware que sincroniza o Cegid PHC com pontos de venda, com mais de dois mil documentos integrados por dia no PHC e artigos e preços a descer diariamente do ERP para o terreno. Não é exportação de ficheiros à noite: é sincronização com registo, deteção de duplicados e reprocessamento quando uma das pontas está em baixo.

Quem já tentou ligar uma aplicação de vendas a um ERP com importações manuais sabe onde isto dói. E quem tem dois fornecedores, um do ERP e outro da mobilidade, conhece a conversa em que cada um explica que o problema é do outro. Aqui é a mesma empresa.

Por onde começar

Uma conversa de meia hora chega para perceber quantos vendedores tem, se é pré-venda ou auto-venda, se o armazém já trabalha com códigos de barras, que ERP usa e em que estado estão os dados. O diagnóstico é gratuito e o orçamento separa sempre a licença do trabalho de implementação. Todos os valores que indicamos são para empresas e não incluem IVA.

Veja também o pilar de software de gestão, a página de certificados digitais, para a parte da assinatura e do selo nas faturas, e as nossas parcerias.