A Microsoft não faz cópia de segurança do seu email. E diz-lho por escrito.

Resposta direta: não, a Microsoft não faz cópia de segurança do seu correio nem dos seus ficheiros. Guarda-os, replica-os entre centros de dados e garante que o serviço está disponível, que é uma coisa diferente. Se alguém apagar uma pasta de correio e ninguém der por isso durante três semanas, essa pasta não volta.

Isto não é uma opinião nossa nem uma teoria de fornecedor a tentar vender-lhe qualquer coisa. Está escrito, em letra pequena mas em letra, nos próprios documentos da Microsoft. E a prova mais clara de todas é comercial: a Microsoft vende, à parte e ao gigabyte, um produto de cópias de segurança para o Microsoft 365. Se viesse incluído, não o venderia.

O que a Microsoft garante, e o que não garante

O modelo que a Microsoft usa para explicar de quem é a responsabilidade chama-se responsabilidade partilhada. Resumido: quanto mais o serviço é gerido por eles, menos infraestrutura é sua, mas há três coisas que ficam sempre do lado do cliente, independentemente do tipo de serviço. Os dados, as configurações e as identidades, ou seja, as contas dos seus colaboradores.

O contrato de serviços vai mais longe e recomenda-lhe expressamente que faça as suas próprias cópias do conteúdo que guarda no serviço. E avisa que, uma vez encerrada a conta, a Microsoft não consegue recuperar o que lá estava.

Vale a pena ler outra vez: o fornecedor recomenda-lhe, por escrito, que faça cópias de segurança daquilo que lhe entregou.

Os prazos que quase ninguém conhece

É aqui que a conversa deixa de ser abstrata.

No correio, quando alguém apaga uma mensagem e depois esvazia os itens eliminados, ela ainda fica algures durante um tempo, numa zona de recuperação que a maioria das pessoas nunca viu. Esse tempo é, por omissão, de catorze dias. Pode ser configurado até trinta. Depois disso, acabou.

Nos ficheiros, o problema é outro e é pior, porque acontece precisamente quando ninguém está a pensar nisso: quando um colaborador sai da empresa. Removida a licença e eliminada a conta, o espaço pessoal dessa pessoa desaparece, por omissão, ao fim de trinta dias. Tudo o que ele tinha guardado só para si, e há sempre coisas guardadas só para si, vai com ele.

Catorze dias e trinta dias parecem muito tempo. Não são. Uma pasta apagada por engano numa segunda-feira de agosto, numa empresa onde metade das pessoas está de férias, dá pelo menos duas semanas até alguém precisar dela.

Os quatro cenários em que isto morde

O engano. Alguém arrasta uma pasta para o sítio errado ou apaga o que julga ser uma cópia. É de longe o mais frequente, e o mais silencioso.

A saída de um colaborador. Sai, cancela-se a licença para não pagar mais, e três meses depois é preciso um contrato que só ele tinha.

A conta comprometida. Alguém entra na caixa de correio de um colaborador, cria regras de reencaminhamento e apaga as mensagens que o denunciariam. Quando se descobre, a prova já expirou.

Se é este o seu caso agora, escrevemos um guia à parte: o que fazer nas primeiras horas quando uma conta de email é comprometida.

O programa malicioso que cifra ficheiros. Se os ficheiros estão sincronizados com o computador, a versão cifrada sincroniza-se também. Há mecanismos de recuperação, mas dependem de se dar por isso a tempo.

E o produto que a Microsoft vende?

Existe, é pago ao gigabyte por mês, e resolve parte do problema. Convém saber o que faz e o que não faz.

Cobre correio, ficheiros e bibliotecas de documentos. Não cobre as conversas das equipas, os blocos de notas, nem algumas das ferramentas de planeamento. E a retenção máxima é de um ano.

Um ano chega para o engano e para a saída de um colaborador. Não chega para uma obrigação legal de conservação de cinco ou dez anos, nem para um processo que aparece três anos depois. Para isso é preciso outra coisa.

O que fazer, por ordem

Primeiro, veja onde está. Quanto tempo é que a sua organização guarda o correio eliminado? É o valor por omissão ou já foi alterado? O que acontece hoje ao espaço pessoal de quem sai? Se não souber responder a estas três perguntas, é aí que começa.

Depois decida a retenção que precisa. Essa decisão não é técnica, é de negócio e por vezes legal. Um escritório de contabilidade não tem as mesmas obrigações que uma oficina.

Só então escolha a ferramenta. Feito por esta ordem, evita-se o erro mais caro: contratar uma solução de cópias de segurança que retém menos tempo do que a lei obriga a guardar.

E teste um restauro. Uma cópia que nunca foi restaurada é uma hipótese, não uma cópia. Peça para lhe mostrarem a recuperar um ficheiro à sua frente. Se ninguém conseguir, já sabe o que tem.

Como trabalhamos na RTC

Fazemos o diagnóstico gratuito: olhamos para a sua organização do Microsoft 365, dizemos-lhe que prazos estão configurados, o que acontece hoje se alguém sair, e onde estão os buracos. Sem compromisso e sem apresentação comercial.

Se fizer sentido avançar, tratamos das cópias com a retenção que o seu caso exige, e restauramos à sua frente, para não ficar a acreditar em nós. Se não fizer sentido, dizemos-lho na mesma.

Também tratamos do resto do que costuma vir a seguir: contas protegidas com autenticação em dois passos, e as avenças de assistência que garantem que há sempre alguém a olhar por isto.

Este artigo descreve comportamentos por omissão do serviço à data de publicação. As configurações da sua organização podem ser diferentes, e é precisamente isso que o diagnóstico verifica.