Bilhética para eventos, ajustada a cada evento

Bilhética não é imprimir um bilhete. É tudo o que acontece entre a pessoa decidir ir e a pessoa entrar. Depois, entre entrar e consumir lá dentro. Quando essa cadeia parte, parte sempre no pior momento possível, que é com fila à porta e o evento a começar.

O sistema é nosso. Fomos nós que o desenvolvemos, e por isso ajustamo-lo a cada evento, em vez de obrigar cada evento a caber no mesmo molde. Um espetáculo com uma entrada e lugar marcado não se gere como três dias de festa com quatro portas, seis bares. O software devia notar a diferença.

A rede do recinto vai no mesmo pacote

É isto que nos separa de quem só vende bilhética. A rede do recinto é nossa. Instalada ao mesmo tempo, pela mesma equipa. Redes cabladas e Wi-Fi são o nosso dia a dia nas empresas. Num evento são a base de tudo.

Bilheteira, máquinas de autovenda, leitura à porta e consumos nos bares dependem todos de ligação. Para Wi-Fi, um recinto cheio é hostil: centenas ou milhares de telemóveis a disputar o mesmo espaço, estruturas metálicas, tendas, a pior cobertura onde se junta mais gente. Um router em cima de uma mesa não chega.

Desenhamos a cobertura para o recinto real, com as portas, a bilheteira e os bares marcados na planta, levamos cablagem onde tem de ir, e testamos antes do dia em vez de descobrir à hora de abrir. Ver redes e Wi-Fi.

Há ainda uma vantagem que só se percebe quando alguma coisa corre mal: não há para quem apontar. Com a rede e a bilhética entregues por quem responde pelas duas, ninguém pode dizer que a culpa é do outro fornecedor, e a responsabilidade fica num sítio só.

Por onde se vendem os bilhetes

Online, com página do evento, tipos de bilhete diferentes, preços e períodos de venda definidos por si, e o bilhete entregue com código para apresentar à entrada.

Máquinas de autovenda no recinto, que é onde se resolve a fila do último minuto. Aceitam cartão e dinheiro. O dinheiro ainda conta: há público que não traz outra coisa, e obrigar a cartão à porta é a forma mais rápida de perder receita ou criar discussão.

Bilheteira com posto de venda, para quem prefere ser atendido e para os casos que fogem à regra, que num evento são sempre mais do que se previa.

À porta

A validação faz-se por código QR, com leitura em vários pontos de entrada ao mesmo tempo. Cada bilhete entra uma vez, e quem tentar entrar com um bilhete já usado é travado ali, sem depender da memória de ninguém.

Quem organiza vê o que está a acontecer enquanto acontece: quantos entraram, por que porta, e quanto falta para a lotação. Serve para decidir no momento, que é quando as decisões de um evento têm de ser tomadas.

Eventos sem dinheiro físico

Para quem quer tirar o dinheiro de circulação dentro do recinto, temos a parte de cartões e pulseiras com saldo. A pessoa carrega, consome nos bares encostando a pulseira, consulta o saldo quando quiser, e o dinheiro deixa de andar às voltas em caixas improvisadas.

O que ganha quem organiza é aquilo que normalmente não se vê: filas mais rápidas nos bares, menos erro de troco, menos dinheiro à guarda de pessoas que estão ali para servir e não para ser tesoureiras, e um registo do que foi consumido em vez de uma estimativa no fim da noite.

Fica sempre uma regra por decidir, e é a mais importante: o que acontece ao saldo que sobra. Devolve-se? Fica para a edição seguinte? Caduca? Decide quem organiza. Mas exigimos que fique decidido e comunicado antes de abrir portas, porque é a principal razão de discussão à saída de um evento.

Lugares marcados e sessões

Com lugar marcado, a venda faz-se sobre a planta da sala, lugar a lugar. Com várias sessões, cada uma tem a sua lotação e a sua bilheteira, sem que uma coma os bilhetes da outra. Parece detalhe. Até ao dia em que falta.

Ligado ao posto de venda, com faturação

Bilhetes e consumos ligam ao posto de venda e à faturação certificada. Quer dizer que o que se vendeu entra na contabilidade como qualquer outra venda, com documento a sério, em vez de aparecer como um número redondo no fim que ninguém consegue reconciliar na segunda-feira.

É o que separa um sistema de eventos de um caderno com riscos. Esta parte vem do software de gestão, com que trabalhamos todos os dias.

Porque é que ajustar a cada evento não é conversa de vendedor

Porque o código é nosso. Quando um evento precisa de um tipo de bilhete que não existia, de uma regra de desconto que ninguém tinha pedido, ou de um relatório com um formato específico para a autarquia ou para o patrocinador, isso faz-se. Não é preciso esperar que alguém, algures, decida pôr a funcionalidade numa versão futura. Ver desenvolvimento de software.

O que perguntamos antes de dizer que sim

Antes de dizer que sim, perguntamos quantas portas vai ter, quantos dias dura, quantos pontos de consumo existem, e se há energia onde as máquinas têm de ficar. Um evento não se salva no dia com boa vontade: salva-se na semana anterior, com estas perguntas respondidas e com o recinto visto por dentro.

Já correu em eventos reais

Já foi usada em eventos a sério, com público a pagar e portas a abrir à hora. Nomes e números, só com autorização de quem organizou. É regra para todos os clientes. Numa conversa mostramos o que se pode mostrar, incluindo o sistema a funcionar.

Quanto custa

Não publicamos preço. Não seria honesto. Uma tarde com uma entrada e trezentos bilhetes não tem nada a ver com três dias, quatro portas e seis bares. Vemos o recinto, o programa e os canais de venda que quer ter, e sai um orçamento fechado para aquele evento, sem surpresas na fatura.